Améliorez les définitions de la portée de votre projet
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Une portée bien définie peut faire toute la différence entre la réussite d’un projet (répondre aux attentes des parties prenantes, respecter votre budget et achever les livrables clés à temps) et l’échec. Même lorsque les membres de l’équipe de projet ont une bonne expérience dans l’exécution d’initiatives complexes, nos consultants en gestion de projet ont constaté que certaines organisations continuent d’avoir du mal à savoir quand la portée est juste et quand elle a encore besoin de travail.

Pourquoi avez-vous besoin de développer une portée de projet formelle ?

Les problèmes liés à une portée incorrecte peuvent apparaître sous plusieurs formes. Les messages d’objectif en constante évolution et les problèmes de chronologie ne sont qu’un début et sont souvent parmi les plus courants. Sans une portée formelle disponible comme guide, les utilisateurs finaux pourraient ne pas avoir l’impression que leurs attentes ont été satisfaites à la fin du projet. Ou les dirigeants de haut niveau peuvent supposer que les activités sont incluses dans un effort alors que votre équipe suppose qu’elles ne le sont pas. En bref, une portée de projet efficace rassemble les attentes, les capacités, les ressources et le calendrier pour établir ce que chaque initiative accomplira (et ce qu’elle ne fera pas).

Conseils pour développer de meilleures portées de projet

De nombreuses équipes ont rencontré des difficultés à définir la portée d’un projet avec le bon niveau de détail. D’autres rencontrent des problèmes pour appliquer la portée lors de la prise de décisions concernant les allocations de ressources ou les changements de calendrier. Des activités telles que la planification des ressources et la prévision de la durée des tâches sont des composants essentiels du processus de développement de la portée, et les équipes constatent souvent qu’elles peuvent rapidement améliorer leurs résultats avec l’aide d’un cabinet de conseil en gestion de projet qui possède une expérience approfondie dans ces domaines.

Peu importe où vous avez eu une panne sur l’utilisation efficace de votre portée du projet, considérez ces étapes qui peuvent vous aider à développer des paramètres de projet à la fois réalistes et utiles.

Une portée de projet pratique s’aligne étroitement sur le calendrier de l’initiative. Vous avez besoin d’une compréhension approfondie de tout ce que le projet est censé fournir, ainsi que d’un aperçu des dépendances et des durées estimées pour toutes les tâches. En gardant à l’esprit le calendrier, vous pouvez vous assurer que votre équipe ne s’engage pas à plus que ce qu’elle peut accomplir de manière réaliste.

Considérez attentivement tout facteurs externes qui ont le potentiel d’avoir un impact sur la portée de votre projet. Un effort qui comprend des modifications d’installations, par exemple, peut devoir être approuvé par une autorité de délivrance des permis ou un propriétaire avant de pouvoir être poursuivi. Vos sponsors voudront peut-être rechercher des résultats qui ne sont tout simplement pas possibles si des facteurs externes tels que les restrictions du code local ou le refoulement des propriétaires les en empêchent.

La portée de votre projet doit contenir le bon niveau de détail. Un modèle trop précis peut ne pas offrir une flexibilité adéquate pour les ajustements en réponse aux résultats des activités de contrôle de qualité ou de test, par exemple. Les projets soumis à un examen réglementaire peuvent bénéficier d’une certaine latitude pour faire face à des problèmes de conformité imprévus. Un champ d’application trop vague ou de haut niveau peut toutefois laisser place à l’interprétation. Cela pourrait entraîner des dépassements de coûts et des problèmes de planification si les parties prenantes essaient de trop s’investir dans l’effort.

Avant de finaliser la portée, il est essentiel que vous le partager avec les parties prenantes. Certaines équipes ne sont pas cohérentes quant au moment ou même au partage de leurs documents de portée internes. Vous voulez que les sponsors, les dirigeants et les utilisateurs finaux sachent ce que le projet va accomplir dès le départ, vous pouvez donc soit commencer du bon pied pour répondre à leurs attentes, soit renégocier la portée au début du processus s’il y a encore des choses à faire. ajouté ou étendu.

Avec les bons éléments en place, vous pouvez développer une portée de projet qui sert de guide à votre équipe ainsi qu’aux parties prenantes, et fournit une base précieuse pour une bonne prise de décision tout au long du cycle de vie de l’initiative.

PMAlliance utilise une équipe de professionnels hautement expérimentés et certifiés pour fournir des conseils en gestion de projet, une formation en gestion de projet et le développement d’un bureau de projet prestations de service.

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