Business Sherpa Group - Valeur de la numérisation de votre fonction financière
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Ceci est la première partie d’une série en deux parties. Pour en savoir plus sur la mise en phase de votre transformation numérique, consultez notre guide étape par étape sur le blog de Wicket.

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La technologie change indéniablement notre façon de travailler. Nous pensons qu’il est essentiel que les entreprises soient à la pointe de ce changement, car une automatisation correctement exploitée, associée à une touche humaine toujours plus importante, peut entraîner des impacts positifs et une efficacité substantiels (continuez à lire pour plus de détails!).

Cela est particulièrement apparent dans les fonctions financières des entreprises, pour des raisons que nous aborderons sous peu.

Pourquoi faire le changement?

Heureusement, les petites entreprises et associations sont particulièrement bien placées pour s’adapter aux changements technologiques. La valeur du changement réside vraiment dans le fait d’avoir des flux de travail automatisés et rationalisés, qui permet au personnel de se concentrer sur des tâches de niveau supérieur (au lieu de processus manuels chronophages). Traditionnellement, la comptabilité a sans doute le plus de processus manuels que tout autre domaine d’activité, ce qui signifie qu’elle a le plus de marge d’optimisation.

Et pourtant, la comptabilité est aussi celle où nous voyons souvent une hésitation à s’adapter – personne ne veut jouer avec son argent! Ou lorsque les entreprises s’adaptent, elles mettent en œuvre une solution fragmentée qui n’automatise pas réellement les flux de travail ni ne répond aux véritables besoins de la fonction financière.

Voilà pourquoi tirer pleinement parti de la technologie dans la fonction financière est si important. Lorsqu’il est bien fait, il permet aux comptables et aux comptables d’avoir accès à des données financières en temps réel, ce qui leur permet ensuite de passer plus de temps à aider l’entreprise à se développer avec des informations opportunes, à garantir une conformité continue et à prendre des décisions plus éclairées.

Exploiter correctement la technologie

Ce qui est essentiel, c’est que vos systèmes sélectionnés intégrer les uns avec les autres afin que les informations / données circulent de manière transparente. L’intégration peut être un défi car il existe encore tellement d’applications / outils de comptabilité, généralement, aucune n’est à la coupe des moindres détails des flux de travail et des processus uniques d’une organisation. Cela signifie qu’une entreprise aura probablement besoin de plus de 2 ressources pour obtenir des finances en ligne, c’est pourquoi nous soulignons l’importance d’une bonne intégration. Après tout, vous voulez que des informations précises circulent dans vos systèmes afin que l’argent circule sur la base de bonnes données tout en répondant aux exigences de votre entreprise.

À titre d’exemple, nous utilisons les types de systèmes suivants dans notre fonction de finance numérisée:

  • Services bancaires en ligne
  • Un logiciel de comptabilité en ligne (connecté à notre banque en ligne)
  • Un logiciel de gestion des documents et des reçus (qui alimente directement le logiciel de comptabilité)
  • Un logiciel d’automatisation des services professionnels qui permet le suivi automatisé du temps, le suivi des dépenses, la facturation et les rapports (qui communique directement avec notre logiciel de comptabilité en ligne qui se réconcilie avec le logiciel de gestion de documents)

Le résultat final de ce qui précède est une expérience comptable transparente et en temps réel. Nous avons littéralement réduit les jours de notre cycle de facturation seul. Nous entrerons plus dans les détails du logiciel dans deuxième partie de ce blog.

Comment commencer?

Avant d’investir dans une transformation numérique, nous encourageons une évaluation des besoins pour avoir une idée claire de ce qui est essentiel au bon fonctionnement de votre entreprise.

Ensuite, cherchez ce qui ne fonctionne pas tout à fait dans votre opération comptable; où avez-vous régulièrement besoin de solutions de contournement ou devez-vous arrêter un processus de manière inattendue pour obtenir plus d’informations ou impliquer une autre personne? Ce sont probablement des domaines que la numérisation peut améliorer.

Ces deux domaines à considérer devraient fournir une cadre solide à partir de. Avec un cadre en place, réfléchissez à ce à quoi la technologie opérationnelle pourrait ajouter de la valeur et où vous aurez besoin des connaissances, du jugement et de l’expertise d’un professionnel.

Félicitations! Une fois ces étapes terminées, vous avez créé une feuille de route technologique qui équilibre les besoins actuels avec les besoins futurs et peut guider les décisions au fur et à mesure qu’une transformation numérique progresse.

Il s’agit en fait de la première étape d’un plan de mise en œuvre par étapes. Vous pouvez en savoir plus sur la mise en œuvre dans deuxième partie. Pour le reste de ce blog, nous approfondirons l’analyse de rentabilisation de la numérisation de la comptabilité.

Analyse de rentabilisation pour la numérisation

L’objectif ultime de la numérisation de votre pratique financière doit être de remédier aux inefficacités des flux de travail et de compléter la touche humaine tout en tirant parti de l’automatisation. Ceci est réalisé grâce à ce que nous aimons appeler «Comptabilité continue».

La comptabilité continue consiste essentiellement à répartir uniformément la charge de travail d’un comptable / comptable sur une période comptable en intégrant les tâches traditionnellement de fin de mois dans les activités quotidiennes.

En revanche, il est encore courant pour les organisations de pratiquer la comptabilité de fin de mois, où essentiellement le comptable / comptable reçoit une pile de papier et effectue toutes les saisies et rapprochements de données à la fin du mois. La fin de mois est alors, comme vous pouvez l’imaginer, l’une des plus périodes chronophages et stressantes pour les équipes financières. Pourtant, ces tâches chronophages constituent toujours une partie essentielle du processus visant à garantir que les organisations disposent d’informations exactes permettant de prendre des décisions commerciales et d’assurer la conformité avec les organes directeurs. Cette idée de comptabilité continue élève l’objectif de ces processus jour après jour afin que le mois / trimestre et la fin d’année soient efficaces et que les données financières en temps réel soient possibles.

Il y avait un Enquête comparative du American Productivity & Quality Center (APQC) qui a été menée selon les normes comptables générales. Le résultat de l’enquête était que les 25% les plus pauvres de 2300 organisations interrogés ont dit qu’ils avaient besoin 10 ou plus jours civils pour terminer la clôture de la période mensuelle, par rapport à le top 25% des artistes qui effectuent la clôture mensuelle en 4,8 jours ou moins.

Ainsi, il semble y avoir une corrélation entre la performance et les périodes de clôture mensuelles. Comme la comptabilité continue accélère la période de clôture, elle a la possibilité de contribuer à une performance globale accrue de l’entreprise. Cela a du sens lorsque vous considérez comment la comptabilité continue permet un accès plus rapide aux informations financières, la réduction du stress dans les équipes financières (plus de rushes de fin de mois) dont le travail est optimisé avec la technologie (ce qui signifie qu’ils peuvent penser de manière plus stratégique avec une précision accrue des données).

C’est pourquoi nous pensons que la comptabilité numérisée est si précieuse pour tous les types d’entreprises; ça peut donner un vrai avantage compétitif.

En conclusion

Numériser votre fonction financière et travailler à une comptabilité continue n’est pas une tâche facile. Il existe de très nombreux outils parmi lesquels choisir et en choisir un et sa mise en œuvre peuvent sembler accablants. Mais partir d’un état d’esprit stratégique permet d’apporter une clarté qui rend la tâche plus gérable.

Il est également important de noter qu’une transformation numérique ne se fait pas du jour au lendemain et ne va pas remplacer votre comptable. Au contraire, cela permettra à votre comptable / comptable de consacrer moins de temps aux tâches routinières et chronophages et plus de temps à interpréter les résultats de vos états financiers, apportant ainsi beaucoup plus de valeur à votre organisation.

En commençant petit et en prenant un Approche par étapes, vous pouvez obtenir des victoires précoces en résolvant des problèmes douloureux et vous sentir confiant alors que la transformation avance à un rythme gérable. Une planification stratégique et un investissement initial en temps sont nécessaires pour développer une feuille de route technologique solide, mais valent bien l’investissement.

A propos de l’auteur

Brandon Brown, candidat CPA et chef d’équipe comptable chez Business Sherpa Group. Brandon est dynamisé par des organisations qui adoptent l’innovation et est bien versé dans la numérisation des fonctions financières des organisations en tirant parti de la technologie pour trouver des gains d’efficacité dans les flux de travail et fournir efficacement aux organisations des rapports financiers précis et opportuns.

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