Comment cette université a élaboré son plan stratégique (pendant une pandémie)
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Alison Van Rooy est conseillère principale auprès du président de la planification stratégique et des initiatives institutionnelles à l’Université de l’île de Vancouver (VIU), ainsi que planificatrice de politiques de longue date pour le gouvernement du Canada. Après avoir travaillé avec le gouvernement pendant plusieurs années, elle a appris que le processus de planification stratégique est assez similaire à celui d’autres institutions du secteur public, alors elle a décidé d’aider l’Université de l’île de Vancouver avec son tout nouveau plan.

Dans cet épisode du podcast Strategy & Leadership, Alison se joint à nous pour discuter de la création du plan stratégique de VIU, de la façon dont le processus de planification stratégique est différent pendant une pandémie, ainsi que de la façon de le rendre agréable.

  • Ce qu’elle a appris sur la planification stratégique

« La partie importante de la planification stratégique est l’action stratégique qui suit ».

Au cours de sa carrière, elle a appris que la plupart des gens détestent la planification stratégique. Le processus prend beaucoup de temps, de sous-comités et de réunions, ce qui est aggravé pendant une pandémie, lorsque les gens sont déjà fatigués, incertains et anxieux. Elle a également appris que de telles périodes nécessitent le plus une planification stratégique, car les gens seront de toute façon obligés de prendre de grandes décisions, en raison du changement rapide autour de nous.

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  • Son approche de planification stratégique à VIU

Alison décrit les quatre façons dont son expérience de planification stratégique avec VIU (pendant une pandémie) a été différente. Pour commencer, ils se sont concentrés sur les utilisateurs (étudiants) auxquels l’organisation fournit des services. Ils ont également dû se concentrer sur les résultats au laser – en se demandant «À quoi ressemble le mieux du point de vue des utilisateurs»? Ensuite, ils ont dû travailler très dur pour s’assurer que ce soit une expérience positive. Cela signifie tirer parti des forces de l’organisation et la rendre personnellement gratifiante pour les participants. Enfin, restez simple. Le processus, le plan et les activités doivent être clairs, transparents et faciles à exécuter.

  • Comment VIU a engagé l’engagement des parties prenantes externes

Alison décompose le processus d’engagement des parties prenantes pour VIU. Elle a expliqué comment ils ont parlé à environ 1 000 personnes sur une période de 6 mois – en demandant «ce qui est formidable dans notre organisation et quelle est votre vision de l’avenir»? Cet engagement a abouti à 18 engagements, qui ont finalement servi de colonne vertébrale au plan stratégique. Une fois le plan terminé, ils se sont retournés et ont demandé à 30 000 membres de la communauté, étudiants, anciens élèves et enseignants, leurs commentaires. Qu’est-il arrivé? Ils ont pu générer des conversations significatives entre plus de 1 500 membres de la communauté sur VIU et ce qui est important pour eux.

  • Comment VIU définira et exécutera son plan stratégique

Alison explique le processus de sortie de rôle pour leur plan stratégique, à la suite des sessions originales. Après quelques mois de travail au sein des comités et du conseil (parce que c’est une université), il est transmis à quelqu’un qui se consacre à faire avancer le plan. Il est essentiel que le plan stratégique se trouve quelque part au sein de l’organisation et qu’il n’y ait pas besoin d’ajouter des groupes, une structure ou des comités. De plus, elle parle d’un système de mesure, qui non seulement favorise la transparence mais permet à chacun de suivre et de visualiser ses progrès.

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