Comment compiler un document sur les exigences d'un projet
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Savez-vous que la collecte d’exigences inexactes semble être l’une des causes courantes d’échec d’un projet ?

Ce fait nous amène à jeter un regard neuf sur ce processus. La collecte et la documentation des exigences du projet peuvent sembler une formalité et des documents supplémentaires, mais en fait, si cela est fait correctement, cela deviendra l’une des conditions préalables à la réussite du projet.

Alors, que devez-vous savoir sur les exigences du projet et comment créer un document d’exigences approprié ? Lisez la suite pour trouver les réponses.

Quelles sont les exigences du projet ?

Les exigences du projet font référence aux tâches qui doivent être accomplies et/ou aux conditions qui doivent être remplies pour mener à bien un projet. Leur objectif est de donner un aperçu du type et de l’étendue des travaux qui doivent être réalisés et qui deviendront la base d’un plan de projet. En outre, la collecte et la documentation des exigences du projet garantiront que les objectifs d’un projet seront atteints et que les clients / parties prenantes seront satisfaits du résultat final d’un projet.

Il y a les types d’exigences suivants qui doivent être pris en compte, selon PMBOKGuide.

  • Besoins de l’entreprise se rapportent aux besoins opérationnels d’une organisation dans son ensemble. Elles doivent être définies au stade de l’initiation du projet, car elles sont le point de départ d’autres types d’exigences. Les exigences commerciales déterminent la valeur d’une solution, c’est-à-dire le livrable final.
  • Exigences des parties prenantes représentent les besoins des parties prenantes – ceux qui ont un certain intérêt dans le produit ou les services qui vont être livrés. Leurs exigences peuvent parfois être conflictuelles, ce qui affectera toutes les contraintes du projet. Il est donc important de les négocier et de les prioriser dès le début d’un projet.
  • Exigences de la solution sont des caractéristiques et des caractéristiques d’un livrable final qui répondent aux exigences de l’entreprise et des parties prenantes. Ils comprennent des exigences fonctionnelles et non fonctionnelles. Les fonctionnels décrivent les fonctions du livrable, tandis que les non fonctionnels concernent la façon dont il va fonctionner.
  • Exigences de transition représentent des conditions ou des capacités temporaires (par exemple, conversion de données, exigences de formation) nécessaires pour passer de l’état actuel à l’état futur (à l’achèvement du projet).
  • Exigences du projet se concentrer sur la mise en œuvre du projet lui-même : livrables, jalons, échéances, etc.
  • Exigences de qualité permettent d’évaluer le succès de la livraison du projet.

Les exigences peuvent varier en fonction du type de projet, de ses clients et des parties prenantes.

Avantages de la collecte et de la documentation des exigences du projet

Malgré le fait que la préparation d’un document d’exigences soit assez chronophage, cette procédure en vaut la chandelle, et voici pourquoi.

Premièrement, la documentation des exigences élimine les attentes irréalistes :

  • les clients et les parties prenantes auront une idée de ce que sera le résultat final ;
  • une équipe de projet aura une compréhension claire des résultats attendus.

Deuxièmement, un document d’exigences servira de feuille de route qui rendra le travail sur un projet plus prévisible pour l’équipe et donc plus efficace. De plus, le fait d’avoir un document d’exigences approuvé permet d’économiser du temps, de l’argent et des efforts : plus de clarté → moins suppositions et malentendus → pas besoin de retravailler.

Et maintenant, voyons comment rassembler les exigences pour faire du document d’exigences un outil vraiment exploitable.

Recueillir et documenter les exigences du projet

Malgré le fait qu’il existe de nombreux types de projets avec des conditions, des participants et des exigences différents, dans cette section, nous décrirons la procédure générale qui peut être prise comme base pour tous les projets.

En résumé, la collecte des exigences implique d’identifier et de documenter les tâches, les caractéristiques et les fonctions d’un produit/service qui sera créé/fourni à la fin du projet. Mais examinons ce processus plus en détail.

Identification et recueil des besoins

Les techniques suivantes peuvent être utilisées pour identifier et rassembler les exigences du projet :

  • questionnaires : leur avantage est qu’ils fonctionnent bien lorsque vous avez besoin de recueillir des informations auprès de diverses parties prenantes, mais l’inconvénient de cette technique est que leur préparation peut être assez difficile ;
  • entretiens;
  • brainstorming : il est utile pour susciter de nouvelles exigences pour un nouveau produit ;
  • le benchmarking : cette technique consiste à comparer l’état des lieux avec les bonnes pratiques, qui deviendront la base de définition des besoins susceptibles d’améliorer la situation actuelle ;
  • analyse de documents : business plans, use cases, stratégie d’entreprise, documents techniques, etc.
  • la technique Delphi : des acteurs avec différents niveaux d’influence communiquent leurs besoins de manière anonyme, ils sont ensuite analysés et hiérarchisés. L’avantage de cette approche est de saisir les exigences des parties prenantes sans parti pris ni influence.

Assurez-vous que les exigences collectées sont aussi détaillées que possible car elles ne laissent aucune place aux hypothèses et aux attentes irréalistes.

Il est également important d’enregistrer chaque exigence en fournissant les informations suivantes : un titre, une description, la source d’une exigence, sa justification, une liste des parties prenantes concernées et la priorité prévue.

Prioriser les exigences

L’étape suivante consiste à examiner les exigences collectées et à distinguer celles qui comptent le plus pour atteindre les objectifs du projet et la stratégie commerciale globale. Pour être plus efficace, la priorisation doit être menée avec les représentants des principales parties prenantes, les chefs de projet et les clients/utilisateurs. Les priorités sont établies à la suite d’une négociation au cours de laquelle toutes les parties discutent de leurs besoins et prennent des décisions quant au résultat final qui répondra à tous ces besoins.

C’est une bonne idée de créer une liste d’exigences moins importantes et d’y revenir après la mise en œuvre des plus importantes ou de les utiliser pour de futurs projets.

Création d’un document sur les exigences du projet

Après avoir rassemblé et hiérarchisé toutes les exigences nécessaires, vous pouvez procéder à la rédaction d’un document d’exigences.

En tant qu’exemple de document d’exigences de projet, nous considérerons celui pour le développement de produits et définirons les sections générales qu’il comportera.

introduction

Il vise à expliquer l’objectif du document d’exigences et la manière dont il peut être utilisé. En outre, les informations suivantes doivent être incluses dans l’introduction :

  • formation technique si nécessaire,
  • la portée et l’analyse de rentabilisation d’un produit,
  • un résumé des exigences les plus importantes.

Description générale

  • Décrivez le livrable en termes non techniques et donnez une idée de ce que le produit fera.
  • Mentionnez les besoins auxquels le produit va répondre, les principales parties prenantes et ses développeurs.
  • Donnez une description des principales fonctions du produit et des caractéristiques typiques de l’utilisateur.
  • Écrivez sur les dépendances ou les contraintes techniques qui accompagneront le développement du produit.

Exigences particulières

  • Incluez les exigences que vous avez précédemment recueillies.
  • Divisez-les en groupes pour plus de commodité (fonctionnels, non fonctionnels, etc.).

Annexes

Incluez les documents connexes s’il y en a : interviews d’utilisateurs, scénarios, transcriptions, etc.

Glossaire

Fournissez des définitions pour les termes, les acronymes et les abréviations techniques ou spécifiques à un domaine.

Les références

Section facultative pour les documents sources s’il y en a.

Regardez un exemple de document d’exigences similaire :

Voici un autre modèle de liste d’exigences :

Enfin, le document doit être sauvegardé et partagé avec toutes les parties concernées.

Certaines des exigences peuvent changer tout au long du flux de travail du projet, leur gestion n’est donc pas moins importante que la préparation d’un document d’exigences.

Lire la suite: Modification des exigences dans la gestion de projet : comment rester sur la bonne voie

Avez-vous de l’expérience dans la collecte d’exigences ou la rédaction d’un document d’exigences de projet ? Partagez dans les commentaires ci-dessous.

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