Comment le gouvernement évalue-t-il une proposition PWS ?
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bigstock Close Up Hand Of Business Wome 418277965Règlement fédéral sur les acquisitions (FAR) 37.602 donne au gouvernement fédéral la liberté de décider si l’organisme acquéreur ou le soumissionnaire prépare le Performance Work Statement (PWS). Lorsque l’offrant prépare et soumet le PWS dans le cadre de sa proposition technique, les critères d’évaluation donnent souvent au Comité d’évaluation de la sélection de la source (SESB) une certaine latitude pour évaluer l’énoncé de travail. Le facteur d’évaluation du PWS peut utiliser des mots subjectifs tels que « compréhension exceptionnelle » et « un PWS complet et efficace ». Qu’est-ce que cela signifie vraiment?

Dans un compromis de meilleure valeur, les évaluateurs gouvernementaux examinent le PWS pour les forces, les faiblesses, les lacunes et les risques afin de déterminer le score ou la note globale. Quand le La DP demande que le soumissionnaire rédige le PWS en réponse à un énoncé des objectifs (SOO), les soumissionnaires doivent utiliser ces objectifs de performance pour élaborer les tâches, les sous-tâches, les produits livrables ou les produits d’activité, et les normes de performance.

Comment atteindre les points forts

Les points forts ont du mérite car ils dépassent les exigences et/ou améliorent la probabilité de réussite, réduisant ainsi considérablement le risque du gouvernement. Lors de l’évaluation du PWS, les évaluateurs gouvernementaux évaluent d’abord dans quelle mesure le PWS de l’offrant répond aux objectifs du SOO. Ils déterminent également si le soumissionnaire propose des exigences de travail innovantes et des normes de performance qui améliorent les résultats potentiels tels que la qualité, la quantité, la rapidité d’exécution ou la réduction des coûts.

L’évaluation peut porter sur les éléments suivants :

  • Le PWS correspond-il au SOO ?
    • Dans quelle mesure le PWS s’aligne-t-il sur les objectifs ?
    • Le PWS aide-t-il le gouvernement à atteindre ou même à dépasser les objectifs ?
  • Le PWS démontre-t-il qu’il comprend la complexité de l’effort ?
    • Le PWS définit-il les intrants tels que les personnes, les matériaux, les installations, les outils, les modèles, la technologie ? le processus (travail effectué à l’aide de ces intrants) ; et les extrants ou les résultats souhaités qui améliorent la probabilité de réussite ?
  • Les normes de rendement et les méthodes de mesure du rendement proposées sont-elles efficaces ?
    • Le respect ou le dépassement des normes de performance réduira-t-il les risques et/ou aidera-t-il le gouvernement à atteindre ou dépasser les objectifs ?
    • Le PWS comprend-il un résumé des exigences de performance (PRS) avec des méthodes d’inspection et d’acceptation à inclure dans le plan de surveillance de l’assurance qualité (QASP) du gouvernement ?
  • Le PWS propose-t-il des moyens innovants d’encourager le succès, tels que des incitations ou des frais de récompense ? Comprend-il un moyen de pénaliser l’échec, comme des mesures dissuasives ?
    • Ces innovations aident-elles le gouvernement à atteindre les résultats souhaités ou même à dépasser les objectifs, augmentant ainsi les chances de succès ?

Comment éviter les faiblesses, les carences et les risques

Le fait de ne pas mapper les exigences et les normes de performance du PWS à chacun des objectifs SOO entraînera très probablement l’identification par le SSEB d’une faiblesse ou même d’une carence significative. Si les tâches et sous-tâches du PWS manquent de clarté et de détails, les évaluateurs peuvent identifier des faiblesses. N’oubliez pas que le PWS doit indiquer ce que l’entrepreneur doit faire, mais il ne doit pas prescrire comment le faire. De plus, si les mesures de performance sont trop vagues et/ou manquent de mesures quantifiables, alors la PSE trouvera probablement un risque plus élevé.

De plus, si le PWS se lit comme un élément de marketing qui vend l’offrant, les évaluateurs percevront alors les risques liés au manque de compréhension. La voix passive crée également des risques. Évitez le manque de clarté quant à savoir qui est responsable de quoi en utilisant la construction de phrases actives. Améliorer davantage la clarté en utilisant « shall » ou « must » pour les responsabilités de l’entrepreneur et « will » pour les responsabilités du gouvernement.

Un PWS fort augmente PWin

Les soumissionnaires sont souvent découragés lorsque la DP les oblige à rédiger le PWS. Ils déplorent leur incapacité à présenter leurs arguments marketing typiques et à mettre en évidence leurs capacités d’entreprise. Détrompez-vous ! L’élaboration d’un PWS complet et efficace est un excellent moyen de montrer au gouvernement que vous comprenez le travail, ainsi que la façon de mesurer et d’obtenir des résultats positifs. Un PWS bien conçu fournit aux évaluateurs gouvernementaux la confiance dans votre capacité à exécuter avec succès le contrat potentiel et à atteindre ou même dépasser les objectifs au risque le plus faible.

Par Lisa Pafe, vice-président chez Lohfeld Consulting Group, CPP APMP Fellow et PMI PMP

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