Comment planifier facilement les ressources dans la gestion de projet
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Vous en avez assez de la planification fastidieuse et fastidieuse des ressources ?

Probablement, vous l’êtes : cela implique généralement la coordination de toutes les personnes, équipements et installations impliqués dans la livraison du projet, en tenant compte des éventualités possibles et en s’assurant que toutes les tâches sont terminées dans les délais impartis. De plus, certains facteurs sont difficiles à prévoir au début du projet, ce qui crée des incertitudes supplémentaires dans le processus de planification.

Comment rendre ce processus plus facile, plus informé et plus efficace ? Trouvons-le.

Qu’est-ce que la planification des ressources et pourquoi en avez-vous besoin ?

Tout d’abord, définissons l’essence et l’importance de ce phénomène. La planification des ressources est l’un des éléments essentiels du processus de gestion des ressources qui consiste à déterminer les dates de début et de fin de chaque tâche en fonction de la disponibilité des ressources nécessaires à leur livraison et de les planifier en conséquence. Il vous permet de surveiller le flux de travail du projet du début à la fin et de vous assurer que les ressources du projet (employés, équipements, installations, etc.) sont utilisées efficacement.

La planification des ressources est importante pour les raisons suivantes.

  • Il fournit la base d’une répartition plus efficace des ressources entre les tâches du projet.
  • Il permet d’analyser le taux d’utilisation des salariés et de l’ajuster au niveau optimal.
  • Les employés auront une vision claire de la quantité de travail qu’ils sont censés fournir et seront au courant des échéanciers.
  • Il sera plus facile pour un chef de projet de surveiller le calendrier général du projet pour s’assurer que les dates d’échéance du projet ne seront pas manquées.
  • Un gestionnaire de ressources sera en mesure de surveiller la capacité par rapport à la demande et de prendre les mesures correspondantes.
  • Enfin, il améliore la productivité des employés et l’organisation globale du flux de travail.

Tous ces avantages contribuent à l’obtention de meilleurs résultats de projet.

Examinons maintenant le processus de planification des ressources lui-même et les différentes méthodes de sa mise en œuvre.

Méthodes de planification des ressources

En un mot, un processus de planification des ressources typique peut être représenté comme une série d’étapes suivantes.

  • Création de la liste des tâches à accomplir et de leur durée estimée (peut être exprimée en jours, heures, heures-homme).
  • Identifier les contraintes pour chaque tâche : une échéance, certaines compétences requises pour mener à bien la tâche, la disponibilité des employés, etc.
  • Détermination de la demande de ressources : les types et le nombre de ressources nécessaires pour accomplir chaque tâche.
  • Analyser la capacité des ressources : la quantité de travail qu’elles effectuent généralement chaque jour, leur charge de travail actuelle et prévue, les jours de congé prévus, les nouvelles embauches, etc.
  • Faire correspondre les ressources disponibles avec les tâches répertoriées – assigner à chaque ressource d’effectuer une tâche spécifique à une date spécifique. Si une certaine ressource n’a pas la capacité d’accomplir la tâche et qu’il n’y a pas d’alternative, cette tâche sera reportée et programmée aux dates où cet employé critique est disponible.

Jetons un coup d’œil aux différentes variantes de la planification des ressources.

Planification chargée par les ressources

De la même manière que la méthode du chemin critique pour la planification de projet, un calendrier chargé de ressources est une représentation de l’allocation des ressources disponibles aux activités de projet planifiées. Il se compose d’un calendrier contenant des informations sur les ressources allouées, les activités prévues et les jalons. En d’autres termes, c’est un document de gestion du temps qui montre comment les ressources du projet (tant humaines que matérielles) sont censées être consommées tout au long du projet. Ainsi, cette méthode combine le chargement des ressources, le nivellement des ressources et la chronologie du projet dans un seul calendrier. Cela implique également la hiérarchisation des tâches en fonction des stratégies d’utilisation des ressources. Il existe deux types de calendriers chargés de ressources : à temps limité et à ressources limitées en fonction de la contrainte qui compte le plus pour un projet. [1].

Cependant, la planification traditionnelle des ressources peut s’accompagner de certains défis.

  • Cela prend du temps : vous devez collecter et analyser de nombreuses données concernant la disponibilité des salariés.
  • Il est difficile de rester flexible : il y a de nombreuses raisons pour lesquelles des changements devront être apportés à cet horaire, qui ne peuvent être prédits au moment de la programmation.
  • Ils ne prennent pas en compte les incertitudes qui accompagnent généralement les projets, surtout lorsqu’un grand nombre de personnes sont impliquées.
  • Estimation inexacte du temps requis pour les tâches : vous ne pouvez pas savoir exactement combien de temps il faudra à un membre de l’équipe pour terminer la tâche.
  • Il ne convient pas à un environnement multi-projets avec de nombreuses dépendances entre les projets et de nombreuses personnes travaillant sur plusieurs projets en même temps.

Pour rendre la planification des ressources plus facile et efficace, c’est une bonne idée d’utiliser un logiciel de gestion des ressources. L’exemple de la façon dont Epicflow, un outil de gestion des ressources multi-projets, améliore la planification des ressources est présenté ci-dessous.

Comment Epicflow optimise la planification des ressources

Priorités de tâches au lieu de délais

Dans notre système, il n’y a pas de date limite pour chaque tâche ; au lieu de cela, Epicflow affiche les tâches les plus importantes pour les accomplir dès que possible. Il détermine automatiquement les contraintes pour chaque tâche et les priorise en conséquence. Ce qui est important, c’est que les tâches soient redéfinies automatiquement à chaque fois que des changements surviennent dans le flux du projet.

La liste des tâches prioritaires est visible à la fois par les membres de l’équipe et par un responsable de projet/ressource, de sorte qu’aucune des tâches prioritaires ne sera manquée.

Prédire les goulots d’étranglement probables des ressources

Epicflow est capable de prédire la capacité et la charge de travail des employés à l’avenir grâce à la capacité d’analyse prédictive. Ainsi, vous pouvez ajuster votre travail sur un projet (ou ajouter et supprimer des projets si nous parlons d’un environnement multi-projets) de manière à ce qu’il n’y ait pas de ressources surchargées ou inactives.

Informations mises à jour sur la disponibilité des ressources

Epicflow s’intègre aux systèmes de gestion des ressources humaines, de sorte que tous les jours de congé, vacances, congés de maladie ou autres changements similaires des employés seront pris en compte dans le processus de planification des ressources.

Conseillère en adéquation des compétences

Enfin, le système associe automatiquement la tâche à un employé qui possède les compétences et la capacité nécessaires pour l’accomplir. Lorsqu’il n’y a pas d’employés disponibles dans un certain groupe, ils peuvent être retirés de l’autre service d’une organisation s’ils sont disponibles et possèdent les compétences correspondantes. Une telle approche peut éviter les retards du projet.

La différence la plus importante d’Epicflow est que les ressources sont planifiées non pas en fonction des dates de début et de fin des tâches, mais en fonction de leur priorité. Dans le même temps, les jalons importants et les dates d’échéance du projet sont protégés contre les incertitudes et les événements inattendus avec un tampon. La planification des ressources en fonction des priorités des tâches garantira que, quoi qu’il arrive, les tâches les plus importantes du projet seront achevées.

En conclusion, nous aimerions dire que les systèmes de gestion des ressources intelligents fournissent aux gestionnaires de ressources une aide précieuse lorsqu’il s’agit de planifier les ressources. Lorsque de nombreuses fonctions sont automatisées, vous disposez d’une base de données contenant toutes les informations nécessaires sur les compétences, la capacité et la disponibilité de vos employés, un conseiller pour prendre des décisions importantes quant à l’allocation des ressources, vous pouvez planifier facilement les ressources et obtenir de bien meilleurs résultats. .

Les références

  1. Matthews, MD (1994). Ordonnancement des ressources : intégration de la capacité dans la construction de l’échéancier. Journal de gestion de projet, 25(2), 44-54.

L’article Comment planifier des ressources dans la gestion de projet avec facilité est apparu en premier sur Epicflow.

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