Dans quelle mesure votre proposition est-elle lisible?
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Que signifie la lisibilité?

La lisibilité est une mesure de la facilité avec laquelle il est possible de comprendre un texte. Lors de la rédaction d’une proposition, le niveau de lisibilité influe sur la façon dont votre offre est comprise par le lecteur.

Les meilleures pratiques d’écriture lisible incluent l’utilisation d’un style clair et facile à lire, une voix active plutôt que passive, l’utilisation de mots courants et d’éviter le jargon. Le Guide en langage clair et simple recommande des mots simples et des phrases courtes de 15 à 20 mots maximum, et des paragraphes de 3 à 5 phrases en moyenne.

Vérifiez votre lisibilité dans MS Word

Un outil que vous pouvez utiliser pour évaluer la lisibilité de votre écriture est la fonction d’évaluation de la lisibilité de Microsoft (MS) Word. Pour l’activer, accédez à Fichier> Options> Vérificationet sélectionnez Afficher les statistiques de lisibilité sous l’orthographe et la grammaire (Figure 1).

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Après avoir exécuté une vérification orthographique et grammaticale, les statistiques de lisibilité de la figure 2 sont produites.

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MS Word applique l’indice de lisibilité Flesch-Kincaid pour évaluer votre document. La formule de lisibilité compte les variables qui ont le plus grand impact sur la capacité d’un lecteur à comprendre un morceau d’écriture, à savoir la longueur de la phrase, le nombre de syllabes par mot et le nombre de phrases passives. Analysons les statistiques de la figure 2.

  • Compte: Ces décomptes établissent la base de la taille / complexité de votre document en ce qui concerne le nombre de caractères, de mots, de phrases et de paragraphes. Ils sont utilisés pour calculer les moyennes et les scores de lisibilité qui indiquent où vous pouvez améliorer votre écriture.
  • Moyennes: Évitez les phrases et les paragraphes longs. Les moyennes suggérées pour les propositions commerciales sont les suivantes:
  • Mots par phrase: 14 à 18 est la moyenne suggérée.
  • Phrases par paragraphe: 3–5 est idéal.
  • Caractères par mot: 6 caractères indiquent que les mots ne sont pas trop complexes.

Dans l’exemple, les statistiques sur les phrases, les paragraphes et les mots se trouvent dans la plage cible.

  • Lisibilité: Les objectifs suggérés pour les propositions commerciales sont les suivants:
  • Facilité de lecture Flesch: 60% ou plus.
  • Niveau scolaire: de la 10e à la 12e année.
  • Pourcentage de phrases passives: pas plus de 15%. Au-dessus de 15%, presque personne n’est à l’aise pour lire.

Dans notre exemple, la statistique de la voix passive n’est pas trop mauvaise. Cependant, tant le niveau de lecture que le niveau scolaire indiquent que l’écriture est peut-être trop complexe. L’écrivain doit s’efforcer de ramener le niveau scolaire à un maximum de 12e et d’augmenter la facilité de lecture à un nombre beaucoup plus élevé.

Améliorer la lisibilité

Tenez compte de vos scores et utilisez ces suggestions pour réécrire certaines parties de votre proposition:

  • Recherchez de longues phrases et raccourcissez-les.
  • Remplacez les mots longs par des mots courts d’une ou deux syllabes.
  • Utilisez une voix active, des verbes actifs plutôt que des adverbes.
  • Raccourcissez les longues phrases en les fractionnant ou en resserrant votre formulation.
  • Divisez les paragraphes en petits morceaux afin que vous ayez moins de phrases dans chacun.
  • Recherchez des mots qui sont une forme des verbes ont ou être (est, sont, seront, et ainsi de suite); ces verbes sont faibles et aboutissent souvent à une construction verbale passive.
  • Passez en revue la réécriture pour vous assurer que votre message signifie toujours ce que vous vouliez et qu’il n’est pas devenu encore plus difficile à comprendre.

Vérifiez à nouveau les statistiques pour voir si la lisibilité s’est améliorée. Si les chiffres sont toujours élevés, répétez le processus. Voyez si vous pouvez ramener le niveau de qualité à 10, puis 8. Travaillez pour au moins un score de lisibilité de 50%. Essayez pour moins de 10% de passif.

Considérations supplémentaires sur la lisibilité

Les scores de lisibilité sont un outil pour évaluer votre écriture. Mais rappelez-vous également ces autres aspects:

  • Orthographe et grammaire – les scores de lisibilité n’examinent pas ces facteurs, mais une orthographe et une grammaire médiocres sont distrayantes, ennuient le lecteur et ne sont pas un indicateur de qualité.
  • Mise en page, y compris l’utilisation d’espaces blancs, de graphiques et d’en-têtes qui guident le lecteur et améliorent sa compréhension.
  • Utilisation efficace des polices en gras et en italique pour attirer l’attention sur les points clés.
  • Cohérence par rapport à une voix, couleurs, format et terminologie.

Bonne rédaction et que votre proposition plus lisible l’emporte!

par Maryann Lesnick, Directeur général de Lohfeld Consulting Group, CP APMP, PMP, CSM, MOS.

Lohfeld Consulting Group a fait ses preuves en se spécialisant dans l’aide aux entreprises pour créer des captures et des propositions gagnantes.

En tant que premier cabinet de conseil en services de capture et de proposition axé exclusivement sur les marchés gouvernementaux, nous fournissons une assistance spécialisée aux entrepreneurs gouvernementaux dans les domaines de la stratégie de mise sur le marché, de la planification et de la stratégie de capture, de la gestion et de la rédaction de propositions, du processus et de l’infrastructure de capture et de proposition, et de la formation. Au cours des 3 dernières années, nous avons soutenu plus de 550 propositions qui ont remporté plus de 135 milliards de dollars pour nos clients, y compris les 10 principaux entrepreneurs du gouvernement. Lohfeld Consulting Group est votre source de capture et de proposition «incontournable»! Commencez à gagner en nous contactant à www.lohfeldconsulting.com et rejoignez-nous sur LinkedIn, Facebook, et Twitter.

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