Décidez quand vous avez besoin de vous rencontrer, de travailler ou d'écrire pour économiser de l'énergie et du temps
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woman in remote meeting

Vous êtes un produit très occupé, un Product Owner. Vous avez des informations dont l’équipe a besoin et que vous souhaitez rencontrer. Beaucoup. Vous voyez la nécessité de ces réunions:

  • Standups
  • Amélioration du backlog
  • Planification des itérations
  • Mises à jour stratégiques, afin que l’équipe sache ce qui se passe.

Semble raisonnable. Sauf que l’équipe pense que vous voulez vous rencontrer trop souvent.

Que pouvez-vous faire? Au lieu d’appeler chaque rassemblement une «réunion», utilisez l’objectif de la réunion pour guider vos décisions.

Utilisez le but pour nommer le rassemblement

Quel est le but de ce rassemblement? J’ai vu trois types d’événements:

  • Des réunions où nous devons discuter et décider.
  • Des ateliers où nous travaillons en équipe.
  • Diffusion d’informations de personnes qui ont opté pour d’autres personnes.

En outre, tous les rassemblements offrent aux gens l’occasion de se reconnecter – à condition que l’équipe ait suffisamment d’heures de chevauchement. (Si l’équipe ne trouve pas suffisamment de temps pour se rencontrer, envisagez transferts, pas des réunions.)

Lorsque nous nommons le rassemblement en fonction du résultat que nous voulons, les gens peuvent décider de venir seuls, sans aucun coup de coude. Surtout si nous séparons le travail synchrone du travail asynchrone.

Séparez l’asynchrone du synchrone

Certains de ces rassemblements nécessitent-ils des informations que les gens peuvent lire / examiner à l’avance? Si tel est le cas, pourquoi ne pas offrir ces informations à l’avance, afin que les gens puissent lire et se préparer au travail en temps réel?

Plus j’accompagne les gens dans leur préparation, plus vite nous pouvons aborder le sujet en discussion ou de l’atelier.

Et nous évitons une de mes bêtes noires: où quelqu’un me lit ses diapositives. Je déteste ça. Je peux lire plus vite que l’orateur ne peut parler.

La seule exception pourrait être lorsque nous faisons une mairie ou une autre mise à jour d’informations.

Qu’en est-il des mises à jour des informations?

Comme pour toutes les questions juteuses, la réponse est: «Cela dépend». Voici mes directives pour savoir quand organiser des réunions de mise à jour des informations:

Lorsque vous voulez vous assurer que tout le monde connaît l’objectif primordial du travail.

Si vous êtes un bon de commande ou un chef de produit, vous devrez peut-être expliquer la stratégie de ce produit maintenant. Ou, pour ce projet (version intermédiaire) pour ce produit maintenant.

En tant que cadre supérieur, vous voudrez peut-être expliquer l’état de l’entreprise et expliquer les objectifs actuels.

Vous voudrez peut-être également avoir un temps de reconnexion dans le cadre de la réunion.

Reconnectez-vous en tant qu’humains

Nous avons plusieurs façons de se reconnecter en réunion:

  • Enregistrement au début de la réunion.
  • Une approche d’équipe pour marcher sur la planche en stand-up.
  • Un autre moment réservé à la socialisation au début ou à la fin de la réunion.
  • Mobbing dans le cadre du travail.

Je vous mets en garde contre la socialisation en tant que réunion uniquement. Beaucoup d’entre nous veulent renouer avec les autres, d’autant plus que nous sommes dispersés. Cependant, nous sommes nombreux à ressentir de la pression pour terminer le travail.

Sommaire:

Réfléchissez à la raison pour laquelle vous voulez que les gens se rassemblent en temps réel:

  1. Voulez-vous discussion et décision (s)? Si tel est le cas, cela pourrait être une réunion.
  2. Voulez-vous un produit de travail commun comme résultat? Cela pourrait être un atelier.
  3. Voulez-vous diffuser des informations? Voyez où vous pourriez écrire les choses à l’avance afin que les gens puissent se préparer à la réunion en temps réel.

Pour tous les rassemblements, pensez à vous demander où utiliser la préparation asynchrone pour les personnes que vous invitez et combien vous pouvez faire dans le travail en temps réel.

Quoi que vous fassiez, évitez état de série réunions. Ce sont horribles.

Faites savoir aux gens le but du rassemblement. Organisez-vous d’abord pour permettre aux gens de dire oui à votre réunion.

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