Défis courants des projets – et comment les relever
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Tout au long de tout projet, des défis peuvent surgir et tenter de nous faire dérailler dans la progression de nos projets. Même lorsque nous avons soigneusement élaboré notre plan de projet ; le contexte, nos parties prenantes et même notre propre équipe de projet peuvent mettre la clé dans les rouages.

Tout au long de notre Gestion de projet programmes de formation, nous découvrons les types de défis qui rendent un chef de projet inquiet. Mais n’ayez crainte, vous n’êtes pas seul. Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des défis les plus courants que nous ayons rencontrés, ainsi que des moyens de les gérer à ce moment-là et comment vous pourriez minimiser leur apparition dans de futurs projets.

Défi 1 : VIP exigeant

Un membre senior du personnel, qui n’a pas été impliqué dans votre projet jusqu’à présent, prend contact et dit qu’il devrait être impliqué dans les décisions à venir.

Comment gérer cela

Pour commencer, renseignez-vous sur leur intérêt pour le projet. Posez des questions ouvertes et gardez l’esprit ouvert. Comment envisagent-ils de soutenir et d’ajouter de la valeur aux décisions à venir ? Une fois que vous avez ces informations, discutez avec votre parrain de projet pour savoir si cela serait le mieux pour le projet. Mettez-vous d’accord sur la manière de s’assurer que le membre du personnel senior peut être mis au courant rapidement ou sur ce qu’il faut faire s’il n’est pas approprié de les impliquer.

Comment minimiser cela à l’avenir

Lors de la définition de la portée et de la planification, assurez-vous d’avoir pris en compte un éventail de parties prenantes et leurs intérêts potentiels à participer à votre projet. Considérez tous les départements et les cadres supérieurs. Ayez une vue large. Toutes les parties prenantes clés devraient alors être impliquées le plus tôt possible dans les discussions sur le projet.

Défi 2 : Fluage de la portée

Vous avez commencé à livrer votre projet et votre bailleur de fonds décide que votre projet doit atteindre un objectif supplémentaire

Comment gérer cela

Organisez une discussion pour en savoir plus sur l’objectif requis et sur sa priorité. Passez en revue la portée de votre projet et réfléchissez à l’impact que cela a sur ce qui a déjà été convenu. À partir de là, vous pouvez ensuite revoir votre plan de projet et voir ce que vous devez faire pour atteindre le nouvel objectif. Identifiez si un financement, des ressources ou du temps supplémentaires seront nécessaires et signalez-le à votre bailleur de fonds. Revoyez ensuite : est-ce encore nécessaire et faisable ?

Comment minimiser cela à l’avenir

Bien que vous ne puissiez pas empêcher que cela se produise, vous pouvez vous assurer que nous avons des examens réguliers et des communications fréquentes. Cela renforcera votre relation et contribuera à garantir que les bailleurs de fonds vous signalent tout changement dès que possible.

Défi 3 : Manque de parrainage

Votre parrain de projet ne répond pas aux demandes de décisions ou d’approbation nécessaires pour faire avancer le projet

Comment gérer cela

Comme première étape, réservez une réunion avec votre parrain de projet. Parlez de l’importance de ce que le projet réalise, en leur rappelant à quel point c’est important et, par extension, à quel point ils sont importants. Expliquez l’impact sur les résultats du projet lorsque les décisions et/ou l’approbation sont retardées. Discutez des options pour mieux communiquer, dans le but de vous assurer que le parrain du projet dispose des bonnes informations au bon moment et dans un délai d’exécution convenu.

Comment minimiser cela à l’avenir

Pendant le cadrage, assurez-vous que les rôles du chef de projet et du parrain du projet sont clairs. Convenez du moment où les décisions clés ou l’approbation seront nécessaires du parrain du projet et des informations dont il a besoin pour prendre des décisions efficacement. Découvrez comment ils aiment travailler et comment ils aiment communiquer. Assurez-vous de vous mettre d’accord sur le temps de réponse à attendre les uns des autres.

Défi 4 : Manque de collaboration

Une personne d’un autre service dit qu’elle est trop occupée pour mener à bien les activités critiques de votre projet

Comment gérer cela

Ayez une conversation pour savoir sur quelles priorités cette personne travaille actuellement. Encore une fois, utilisez des questions ouvertes et gardez l’esprit ouvert. Découvrez s’il existe d’autres options pour équilibrer les priorités concurrentes, notamment si une autre personne peut effectuer les activités ou si le calendrier peut être modifié. Si un accord ne peut être trouvé, une discussion avec votre parrain de projet et son supérieur hiérarchique peut être nécessaire pour convenir et équilibrer les priorités.

Comment minimiser cela à l’avenir

Cela se produit souvent lorsque vous n’avez pas suffisamment impliqué et convenu des délais avec les membres clés de l’équipe de projet dès les premières étapes de la définition et de la planification des projets. En impliquant les gens plus tôt, tout conflit potentiel peut être identifié et des plans mis en place avant qu’il ne devienne un problème. Dans les organisations très actives, il est fort probable que les priorités changent avec le temps. Par conséquent, plus tôt vous établirez une bonne relation avec vos collègues de projet, plus tôt vous découvrirez les conflits.

Peu importe à quel point vous êtes bien préparé, il y aura toujours des défis qui surgiront au cours d’un projet. Aucun projet n’est parfaitement planifié ou exécuté. En tant que chef de projet, la chose la plus importante que vous puissiez faire est d’être ouvert au changement et prêt à relever les défis du moment. Ne les laissez pas devenir incontrôlables – discutez, renseignez-vous et agissez. Chaque défi est aussi une opportunité d’améliorer la façon dont vous gérez les projets à l’avenir, prenez le temps de réfléchir à la façon dont vous pouvez apprendre de ce défi et d’identifier ce qu’il faut faire différemment la prochaine fois. Partagez cet apprentissage avec toute votre équipe de projet. Cela nous permet, à nos équipes et à notre organisation, d’assurer une réussite croissante de nos projets.

Pour développer davantage vos compétences en gestion de projet, consultez notre Programme de gestion de projet. Vous apprendrez à créer une justification de projet, à définir des résultats mesurables, à gérer vos parties prenantes et vos risques, à créer des plans de projet précis et à surveiller et évaluer le succès. Si vous souhaitez discuter de gestion de projet, Nous contacter en ligne ou appelez 020 7978 1516 parler à un consultant.

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