Donnez aux évaluateurs ce qu'ils veulent… et rien de plus
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Les entrepreneurs du gouvernement fédéral rédigent des propositions en réponse aux sollicitations. Même le professionnel de la proposition le plus novice comprend que les propositions doivent être conformes aux exigences exprimées dans les instructions, les facteurs d’évaluation et l’énoncé des travaux (EDT) ou l’énoncé des travaux de performance (PWS). Le règlement fédéral sur les acquisitions dicte que évaluateurs gouvernementaux utiliser une feuille de pointage basée sur les facteurs d’évaluation et leur ordre d’importance pour identifier les forces, les faiblesses, les lacunes (souvent liées à des problèmes de conformité) et les risques pour justifier une note ou une note finale. Le contenu non identifié dans un facteur ou sous-facteur d’évaluation correspondant ne peut pas être noté.

Évaluateurs efficaces des propositions gouvernementales rechercher du contenu lié à leur (s) facteur (s) attribué (s). Lorsqu’ils recherchent, parcourent et analysent la proposition pour un récit pertinent à lire, ils rencontrent souvent des obstacles. En mettant de côté ceux liés à la non-conformité, l’obstacle le plus courant est le contenu non pertinent. Un contenu non pertinent peut apparaître sous de nombreuses formes. L’élément commun du contenu non pertinent est qu’il est indésirable et donc un gaspillage de biens immobiliers de page de proposition de valeur.

Quels sont les types de contenus non pertinents les plus courants? Les cinq obstacles courants sont les suivants:

# 1: Vue d’ensemble de l’entreprise

Le plus gros gaspillage d’espace est de commencer votre proposition avec un aperçu de l’histoire de votre entreprise; votre engagement et votre partenariat avec les clients; votre leadership éclairé; vos croyances, pensées et sentiments; votre compréhension… bla, bla, bla. Semble familier? Une proposition convaincante jamais commence par votre entreprise. Cela commence par les objectifs du client, les points faibles, les contraintes, les problèmes et les risques, suivis de la manière dont votre solution y répond.

# 2: Le copier-coller

En supposant que vous rédigiez des propositions en réponse à votre vision des clients, votre contenu, qu’il s’agisse de performances techniques ou antérieures, doit correspondre à cette compréhension. Par conséquent, si vous copiez et collez le récit d’une proposition à une autre, l’accent peut être mis sur des problèmes et des défis non pertinents pour ce client. La réutilisation du contenu est un outil précieux pour gagner du temps et augmenter la productivité; cependant, déterminez d’abord la solution, puis sélectionnez et personnalisez uniquement le contenu pertinent.

# 3: Comprendre cela vous concerne

Un perspicace section compréhension définit le contexte de la solution proposée. Cependant, de nombreuses propositions encadrent cette compréhension en déclarant: «L’entreprise X comprend…» et en fournissant ensuite une liste de projets antérieurs comme preuve. Le récit de compréhension ne concerne pas votre entreprise. Dire que vous comprenez, reconnaissez ou croyez affaiblit l’écriture. Utilisez cet espace pour décrire les objectifs, les contraintes et les problèmes du client plutôt que l’historique de votre entreprise.

# 4: Comprendre cela est un malentendu

La seule façon d’écrire une compréhension éclairée est de rencontrer les clients avant la DP pour savoir ce qu’ils apprécient, ce dont ils ont besoin et ce qu’ils veulent. Si votre compréhension est basée uniquement sur la sollicitation et les réunions publiques, le contenu de la proposition peut être conforme mais finalement insensible et non convaincant. Un récit de compréhension qui traite des problèmes que ce client n’a pas ou présente des innovations qui introduisent un risque perçu diminue la confiance dans la solution proposée. Comprendre cela se lit comme une page Wikipédia ou une conférence universitaire réduit également la confiance dans votre capacité potentielle à effectuer le travail. Si vous n’aviez pas accès aux clients pour éclairer la compréhension, ce n’est peut-être pas la meilleure opportunité pour vous.

# 5 Performances passées non pertinentes

La plupart des appels d’offres exigent des performances antérieures de taille, de portée et de complexité similaires. De nombreuses propositions fournissent des exemples de performances passées qui varient considérablement en taille (valeur monétaire), en portée (tâches) et en complexité (difficulté). Il est difficile de soutenir que des exemples différents sont tous pertinents pour le contrat proposé. Un problème connexe est de fournir plus que le nombre minimum de références de performances passées. Si le gouvernement en demande trois, alors fournissez-en trois et non cinq. Parfois plus est ne pas meilleur.

Découper!

Lorsque vous rédigez ou examinez des propositions, recherchez les obstacles. Le récit concerne-t-il vous plutôt que le client? Les sections sur la compréhension et l’approche se lisent-elles comme des conférences plutôt que comme des solutions? Les performances passées sont-elles vraiment pertinentes pour ce contrat ou s’agit-il d’un tronçon?

Le contenu indésirable – qu’il soit non pertinent, non requis ou non sollicité – gaspille de l’espace, gaspille le temps de l’évaluateur gouvernemental et gaspille les ressources de l’offre et de la proposition (B&P) de l’entreprise. Mieux vaut avoir une proposition convaincante sous le nombre de pages que de remplir tout l’espace disponible avec un contenu qui frustre les évaluateurs. Alors, arrêtez-le!

Par Lisa Pafe, Vice President chez Lohfeld Consulting Group, CPP APMP Fellow et PMI PMP

Lohfeld Consulting Group a fait ses preuves en se spécialisant dans l’aide aux entreprises pour créer des captures et des propositions gagnantes.
En tant que principale société de conseil en services de capture et de proposition axée exclusivement sur les marchés gouvernementaux, nous fournissons une assistance spécialisée aux entrepreneurs gouvernementaux dans les domaines de la stratégie de mise sur le marché, de la planification et de la stratégie de capture, de la gestion et de la rédaction de propositions, du processus et de l’infrastructure de capture et de proposition, et de la formation. Au cours des trois dernières années, nous avons soutenu plus de 550 propositions qui ont remporté plus de 135 milliards de dollars pour nos clients, y compris les 10 principaux entrepreneurs du gouvernement. Lohfeld Consulting Group est votre source de capture et de proposition «incontournable»! Commencez à gagner en nous contactant à
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