Engagement des parties prenantes pour la réussite de votre projet
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Le succès de tout projet dépend d’un certain nombre de facteurs tels que des objectifs clairs, un calendrier de projet réaliste, le budget, la gestion des ressources, des risques et des incertitudes. Mais l’issue favorable d’un projet est basée non seulement sur les processus mais aussi sur les personnes. Ils sont appelés parties prenantes.

Parties prenantes du projet: qui fait partie de cette catégorie?

Comme indiqué dans le AccountAbility 1000 Norme d’engagement des parties prenantes, les parties prenantes sont «… les groupes qui affectent et / ou pourraient être affectés par les activités, produits ou services d’une organisation et les performances associées». Parallèlement à cela, la catégorie des parties prenantes n’implique pas tous ceux qui connaissent l’entreprise.

Voici comment Chercheurs PMI décrire les parties prenantes: «…Un individu, un groupe ou une organisation qui peut affecter, être affecté par ou se percevoir comme étant affecté par une décision, une activité ou un résultat d’un projet, d’un programme ou d’un portefeuille ».

Par conséquent, les parties prenantes dans la gestion de projet sont les personnes qui influencent directement ou indirectement et sont affectées par le lancement, l’exécution et la mise en œuvre du projet. Apprenons-en plus sur les types d’acteurs dans les projets.

Types d’intervenants

Chaque projet, quel que soit son type et son stade, a des parties prenantes internes et externes. Leur nombre varie d’une industrie à l’autre et d’un projet à l’autre en termes de type et de taille. En outre, la phase du projet compte également.

Parties prenantes internes

Ce groupe comprend les personnes au sein de l’organisation impliquées dans la livraison du projet:

  • Gestionnaire de projet,
  • Chef de produit / propriétaire,
  • Gestionnaire de ressources,
  • Membres de l’équipe,
  • Cadres de niveau C,
  • Propriétaires d’entreprises,
  • Sponsors internes.

Parties prenantes externes

Ce sont des personnes qui peuvent influencer ou être affectées par le projet et qui n’appartiennent pas à l’organisation à l’origine du projet:

  • Consultants,
  • Les clients,
  • Les utilisateurs finaux,
  • Gouvernement,
  • Les investisseurs,
  • Communautés locales,
  • Médias,
  • Sponsors externes,
  • Fournisseurs,
  • Vendeurs.

Pourquoi les parties prenantes sont importantes pour la réussite du projet

stakeholder identification

Les parties prenantes assurent le succès ou l’échec de votre projet. Considérons les principales raisons pour lesquelles ils sont les personnages principaux du jeu de projet.

Une bonne gestion des parties prenantes garantit une livraison de projet sans risque

Vous ne pouvez pas éliminer les risques du tout, mais avec les parties prenantes impliquées, vous augmenterez considérablement votre succès dans l’administration des risques du projet. L’absence d’interaction avec les parties prenantes ou leur engagement inapproprié peut apporter de l’incertitude à la gestion de projet. Leurs besoins, statuts et attentes peuvent changer à tout moment de la livraison du projet, ce qui, à son tour, modifiera considérablement la structure, les conditions, le calendrier et les livrables du projet. C’est pourquoi un chef de projet doit garder le doigt sur le pouls lorsqu’il traite avec eux et être prêt à toute sorte d’incertitude au cas où. Un PM doit disposer d’un outil fiable pour prédire les risques et gérer l’incertitude.

Lire la suite: Lutter contre l’incertitude dans la gestion de projet: armez-vous du bon outil.

Les parties prenantes sont une source de connaissances liées au projet

Théoriquement, un chef de projet doit posséder l’industrie, le produit et un peu de connaissances techniques, mais la réalité est que très souvent, il n’a pas suffisamment d’informations pour compiler les exigences du projet et identifier les contraintes. Dans ce cas, les PM engagent les parties prenantes et partagent toutes les données importantes liées au projet.

Lire la suite: Connaissances sectorielles, produits et techniques: qu’est-ce qui fait d’un chef de projet un expert?

Maintenir l’engagement des parties prenantes garantit la livraison du projet

Si les parties prenantes de votre projet connaissent chaque détail du projet, elles sont plus susceptibles de vous aider à le livrer à temps et dans les limites du budget. Tenez-les informés et demandez leur avis. Laissez-les poser des questions librement. Faites de votre mieux pour respecter la transparence. De cette manière, il vous sera plus facile d’influencer et de changer leurs opinions si vous en avez besoin.

Par conséquent, pour assurer le succès du projet, vous, en tant que chef de projet, devez savoir qui ils sont et les rencontrer personnellement pour établir une coopération.

Plan d’engagement des parties prenantes: identifier, hiérarchiser, planifier et agir

identifying stakeholders

Wellingtone les experts ont demandé aux répondants quelles activités sont essentielles pour une gestion de projet réussie et lesquelles sont difficiles à mettre en œuvre. Les résultats sont présentés dans le tableau ci-dessous. Selon les résultats de la recherche, l’une des choses les plus importantes et en même temps les plus simples de la gestion de projet consiste à impliquer les parties prenantes.

wellingtone 2020

Un plan d’engagement des parties prenantes est une partie importante d’un plan de gestion de projet général visant à impliquer les parties prenantes dans les activités de gestion de projet. Il couvre une analyse approfondie des parties prenantes et une interaction étroite.

Analyse des parties prenantes

L’analyse des parties prenantes commence par la définition de toutes les parties prenantes du projet et leur hiérarchisation en fonction de leur importance pour celui-ci. En dehors de cela, un chef de projet doit identifier ses intérêts, ses besoins et ses attentes ainsi que la probabilité de leur transformation. Il s’agit d’une étape critique du cycle de vie d’un projet, car elle contribue à la poursuite de la gestion des risques du projet. La tâche d’un PM est de collecter autant d’informations que possible à leur sujet.

Experts PMI suggérez de créer un tableau des intérêts et des impacts des parties prenantes pour votre commodité:

  • Notez toutes les parties prenantes potentielles du projet dans un tableau.
  • Insistez sur leurs intérêts et notez-les également dans le tableau.
  • Définissez leur impact sur le projet.
  • Donnez-leur la priorité en inscrivant également leur numéro de priorité dans le tableau.
  • Divisez-les en deux groupes: primaire et secondaire.

Vous pouvez également créer une carte avec les mêmes aspects considérés. Gardez à l’esprit que vous devez l’examiner tout au long du cycle de vie du projet, car les parties prenantes et leurs besoins peuvent changer à chaque étape du projet.

Engagement des parties prenantes en effet: entretien

Après avoir défini toutes les parties prenantes, rédigez une ébauche de votre plan de communication avec les parties prenantes en fonction de leur valeur pour le projet.

Dès que vous préparez une ébauche du calendrier de votre réunion des parties prenantes, vous devriez vous attarder sur la façon dont vous leur parlerez. Choisissez la manière la plus appropriée de transmettre votre message et préparez-vous à répondre à toute question inattendue et à réagir de manière adéquate à tout événement pendant la discussion.

Votre objectif est de comprendre tous leurs besoins et préoccupations.

Conseils sur l’engagement des parties prenantes

stakeholder engagement tips

Nous vous proposons quelques conseils pratiques qui vous aideront à interagir plus efficacement avec les parties prenantes et à atteindre vos objectifs plus rapidement:

  • Rassemblez régulièrement les principales parties prenantes dès le début. Faites-leur se connaître. Comment? Invitez-les à votre bureau pour toutes les réunions de projet.
  • Écoutez d’abord. Alors parlez. Votre objectif numéro un est d’obtenir autant d’informations que possible sur eux et leurs opinions. Et seulement après l’avoir obtenu, commencez à partager vos idées.
  • Assurer la transparence. Ils doivent s’assurer que rien n’est caché. Faites-leur connaître les détails du plan de projet, demandez-leur d’envisager de faire des estimations avec vous, partagez la structure de répartition du travail avec eux.
  • Essayez de définir leur attitude face au projet: qu’il soit optimiste, neutre ou pessimiste. Cela vous permettra de comprendre sur qui vous devriez vous concentrer davantage et contrôler.
  • Respectez-les. L’engagement des parties prenantes doit être basé sur une interaction respectueuse et non sur une simple gestion. Il s’agit de relations. Vous n’aurez jamais de personnes qui vous font confiance et vous suivent si vous ne les traitez pas comme des partenaires.
  • Certains auteurs suggérez d’utiliser le «soft power» comme approche pour influencer vos parties prenantes. En d’autres termes, c’est une manière indulgente de faire changer d’avis une personne et d’accepter votre point de vue. Il y a quatre clés du «soft power»: l’attraction, la motivation, la relation et la réputation.
    • La réputation est le pouvoir qui ouvre de nombreuses opportunités. Utilisez-le comme première étape de votre engagement avec les parties prenantes. Prouvez-leur cela.
    • L’attraction est ce qui fait que les autres vous écoutent. Donc, pour avoir un impact sur les parties prenantes, vous devez attirer leur attention et gagner leur faveur. Voici notre recherche sur les qualités personnelles qu’un chef de projet doit posséder pour réussir vous sera utile.
    • Nourrir les parties prenantes types de motivation intrinsèque et extrinsèque. Faites-leur croire qu’ils doivent faire partie de l’équipe et montrez-leur les avantages d’être engagés. Faites-leur savoir comment ils peuvent contribuer à votre projet et pourquoi c’est important.
    • Les relations sont au cœur de l’engagement des parties prenantes. Sans établir de relations, les gens ne vous feront jamais confiance, ne vous suivront pas et n’accepteront pas vos croyances.

Et comment impliquez-vous les parties prenantes, des conseils? Partager dans le champ de commentaire

 

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