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Créer un manuel de l’employé complet fournit une ressource précieuse pour vos employés, à la fois pendant le processus d’intégration et tout au long de leur emploi. Un manuel bien rédigé met également votre entreprise sur la bonne voie pour rester en conformité avec les lois du travail fédérales et étatiques et éviter les amendes et les poursuites potentielles.

À l’inverse, un manuel de l’employé mal rédigé peut créer de la confusion autour des politiques et des attentes existantes de l’entreprise. Et si les processus et règles critiques ne sont pas correctement définis, passifs inutiles pourrait survenir.

L’élaboration d’un manuel de l’employé efficace doit être considérée comme une priorité. Des erreurs dans votre manuel peuvent être problématiques à long terme. Mais si vous le faites correctement du premier coup, vous n’aurez pas à vous soucier de faire des corrections aussi souvent.

Il existe plusieurs erreurs courantes commises par les employeurs lors de la création d’un manuel de l’employé. Heureusement, ils peuvent tous être facilement évités.

À ne pas faire: utilisez une approche à l’emporte-pièce

Le manuel des employés de votre entreprise doit refléter directement vos activités et votre culture. Chaque entreprise est unique et a son propre ensemble de politiques et d’attentes. Bien que les modèles soient un point de départ efficace dans le processus de création de manuels, c’est une erreur de les adopter purement et simplement au lieu d’adapter le manuel à votre entreprise et à vos employés.

Si vous utilisez un modèle, examinez-le attentivement et adaptez-le aux besoins spécifiques de votre organisation.

À faire: Concentrez-vous sur vos valeurs

Votre manuel doit non seulement inclure vos politiques, mais également refléter les valeurs de votre entreprise. La mise en œuvre réussie d’un sens aigu de la culture pour votre équipe repose en grande partie sur leur compréhension de ce qu’est votre entreprise.

Incluez un énoncé de mission, un historique de votre organisation et votre philosophie de travail. Éduquez vos employés sur la vision qui motive les décisions sur le lieu de travail et incitez-les à participer activement à la culture pour laquelle vous avez travaillé dur pour créer.

L’utilisation de votre manuel comme moyen de motiver les employés à participer positivement à la construction de votre culture d’entreprise peut se traduire par un environnement de travail plus épanouissant pour tous.

À faire: inclure toutes les politiques

Les lois sur le travail changent souvent, et lorsque cela se produit, vous devez rédiger de nouvelles politiques basées sur les nouvelles règles pour montrer que vous êtes à jour avec vos exigences de conformité. De nouvelles politiques sont également créées au fur et à mesure que de nouvelles situations de travail surviennent et doivent être traitées.

Il peut être facile de rédiger ces nouvelles politiques et d’oublier de les inclure dans votre manuel, surtout s’il est déjà terminé. Cependant, il est essentiel d’inclure tout Stratégies. Une bonne règle de base est que si vous prévoyez d’appliquer la politique tous les jours, inscrivez-la dans le manuel.

De cette façon, vos employés n’ont pas à rechercher d’autres méthodes de distribution de politiques pour trouver les informations dont ils ont besoin sur les nouvelles règles, et toutes vos preuves de conformité se trouvent au même endroit.

À ne pas faire: oubliez une clause de non-responsabilité

Les membres de votre équipe doivent être conscients que le manuel ne crée en aucun cas un contrat de travail. Tout simplement parce qu’un employé suit toutes les règles énoncées dans le manuel, l’emploi à volonté est toujours en vigueur et vous avez le droit de les résilier.

La meilleure façon de faire passer ce point est d’inclure une clause de non-responsabilité. La clause de non-responsabilité devrait également stipuler que si le manuel couvre un large éventail de situations de travail, il ne s’agit pas d’une liste exhaustive. Incluez cette mise en garde pour garantir que vous avez la flexibilité nécessaire pour traiter des occurrences uniques.

Assurez-vous d’inclure la clause de non-responsabilité dans votre manuel et demandez à votre employé de signer et de reconnaître l’avoir lu.

À ne pas faire: lésinez sur la politique anti-harcèlement

Votre politique anti-harcèlement est l’un des aspects les plus importants de votre manuel de l’employé. Les membres de votre équipe doivent comprendre ce que signifie exactement le harcèlement et comment le signaler s’ils sont victimes de harcèlement au travail. A défaut d’inclure une politique bien écrite could conduire à une stratégie de prévention du harcèlement moins efficace.

Décrivez la procédure requise dans votre manuel pour signaler un incident de harcèlement et incluez une personne désignée à laquelle vos employés devraient se rendre pour ce faire. Il est également judicieux d’inclure une autre personne à qui signaler l’incident si l’employé désigné est l’auteur présumé du harcèlement ou si l’employé se sent mal à l’aise de signaler l’incident à la personne principale.

Vous pouvez également inclure un formulaire que les employés peuvent remplir et soumettre à la personne désignée pour signaler le harcèlement. Si vous le faites, assurez-vous de préciser que vous enquêterez de manière approfondie sur toutes les allégations de harcèlement, même si elles ne soumettent pas la plainte par écrit.

De nombreux États ont des lois supplémentaires exigeant formation anti-harcèlement. Informez-vous sur toutes les exigences dans votre région pour vous assurer que votre politique est conforme aux lois locales.

À ne pas faire: inclure des pratiques disciplinaires trop restrictives

Votre manuel de l’employé doit indiquer quels types de conduite peuvent conduire à des mesures disciplinaires. Il devrait également détailler les sanctions pour différents comportements. Cependant, c’est une erreur de créer un processus restrictif qui s’applique à tous les cas.

Si vous définissez votre politique disciplinaire de cette manière, vous perdez la flexibilité nécessaire pour gérer des situations uniques.

Votre politique doit inclure une clause de non-responsabilité selon laquelle vous avez le droit de sauter une étape disciplinaire si nécessaire. Il est possible que le comportement inacceptable d’un employé ne vous laisse pas d’autre choix que de les mettre fin pour cause. Faites savoir à votre équipe que vous évaluerez la gravité de chaque problème au cas par cas.

À faire: faciliter la lecture

Le but d’un manuel de l’employé est de distribuer clairement les politiques de l’entreprise à votre équipe. Si la langue est difficile à comprendre, les membres de votre équipe pourraient se retrouver plus confus que jamais.

Gardez vos politiques concises et débarrassez-vous de toute ambiguïté potentielle. Évitez d’essayer de détailler tous les scénarios possibles ou de présenter chaque politique de gestion de manière extrêmement détaillée. Un manuel de l’employé efficace fournit les informations nécessaires sans se transformer en un manuel exhaustif de «termes et conditions» que personne ne lit.

À ne pas faire: sauter l’examen

Vous ne remarquerez peut-être pas des incohérences ou des ambiguïtés dans vos politiques si vous rédigez votre propre manuel. Des erreurs comme celle-ci peuvent donner aux employés le sentiment que vous n’appliquez pas les politiques de la même manière pour tous les membres de l’équipe.

Envisagez de faire appel à un expert externe pour réviser votre langage et fournir des conseils sur la manière dont vos politiques doivent être rédigées. Un expert peut également vous donner un aperçu des autres politiques à inclure en fonction des tendances du secteur.

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