Faire face à la loi de Murphy dans la gestion de projet: comment protéger vos projets contre l'échec
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Peut-être connaissez-vous l’affirmation pessimiste mais prudente qui peut faire référence à tout type d’activité: «Si quelque chose peut mal tourner, ce sera le cas». C’est la loi de Murphy. Il s’applique à n’importe quel domaine de la vie humaine, et le domaine de la gestion de projet ne fait pas exception. Mais y a-t-il une chance de sauver vos projets de l’échec, en gardant à l’esprit la loi de Murphy? Essayons de trouver une réponse à cette question. Tout d’abord, voyons ce qui peut mal tourner lorsque le projet a été lancé.

Ce qui peut mal tourner dans un projet

project troubles

Outre les risques, la gestion de projet est pleine d’incertitudes imprévisibles.

Voici juste une petite liste des menaces possibles qui peuvent affecter la livraison de votre projet:

  • Maladie du salarié entraînant une faible productivité ou son absence du travail,
  • Dysfonctionnements d’équipement,
  • Délai de livraison,
  • De mauvaises conditions météorologiques pour lesquelles l’accomplissement d’une tâche est entravée ou devient impossible,
  • Etc. Cette liste est tout simplement infinie. Vous ne pouvez pas prédire toutes les mauvaises choses qui peuvent arriver, car la réalité n’est pas parfaite.

Lire la suite: Lutter contre l’incertitude dans la gestion de projet: armez-vous du bon outil

Ces facteurs peuvent entraîner des retards dans les projets ou dépasser les cadres budgétaires. Selon L’état de la gestion de projet 2020 par Wellingtone, 71% des entreprises ne peuvent pas livrer leurs projets à temps, 57% ne peuvent pas le faire dans les limites du budget approuvé et 60% ne tirent pas pleinement parti de leurs projets. Cela est dû aux deux: mauvaise gestion et malchance causés par la loi de Murphy en vigueur. Les statistiques montrent que les chefs de projet et les équipes doivent absolument prendre des mesures efficaces pour assurer le succès de leurs projets. Voyons comment.

Comment assurer le succès du projet indépendamment de la loi de Murphy

Gardant à l’esprit que tout peut mal tourner, un chef de projet doit être prêt à relever les défis potentiels car un esprit humain ne peut pas prévoir toutes les circonstances et prédire l’échec du projet.

Dans nos articles précédents sur Syndrome d’étudiant et La loi de Parkinson, nous avons décrit la manière dont Epicflow peut surmonter les difficultés causées par ces phénomènes. Ces règles sont également pertinentes pour traiter la loi de Murphy:

  • Soyez guidé par des priorités de tâches correctes et claires au lieu de planifier leurs dates d’échéance. Sinon, vous ne vous débarrasserez jamais du syndrome de Student et de la loi de Parkinson. Et en fin de compte, la date de livraison du projet est ce qui compte vraiment, pas l’heure d’achèvement de la tâche.
  • Utilisez des estimations de travail au lieu d’évaluer le temps qui sera consacré aux tâches. Premièrement, il est plus facile d’évaluer la quantité de travail que la durée d’exécution de la tâche.
  • Utilisez un tampon de projet au lieu de l’ajouter à chaque tâche car vous ne savez jamais quand la loi de Murphy vous frappera. Le travail de votre équipe est d’accomplir ses tâches dès que possible et de livrer le projet en temps opportun. Souvenez-vous du syndrome de Student et de la loi de Parkinson: les gens procrastinent toujours et utiliseront tout le temps que vous leur accordez, même si la tâche prend deux fois moins.
  • Examiner les progrès de l’équipe dans les cadres passés et actuels pour les analyser et fournir de meilleurs résultats à l’avenir.

Mais les outils de gestion de projet peuvent-ils remplir ces fonctions?

Certaines solutions logicielles de gestion de projet contemporaines sont capables de prédire le succès d’un projet et de l’empêcher d’échouer. Apprenons plus de quelle manière.

PM Tools: une garantie de succès ou d’échec du projet?

AI

Les solutions logicielles de gestion de projet traditionnelles ne sont pas capables de protéger vos projets contre les événements imprévus et les incertitudes. Pourquoi? – Parce qu’ils utilisent des approches obsolètes pour y faire face. Par exemple, ils se concentrent toujours sur des calendriers stricts plutôt que sur des priorités, ils ont tendance à estimer le temps nécessaire à l’accomplissement des tâches et à établir des délais pour chaque affectation et à utiliser des tampons de tâches. Lorsque vous travaillez dans un tel environnement, toute petite erreur ou incertitude peut se transformer en échec du projet.

Les développeurs d’outils PM modernes font de leur mieux pour mettre en œuvre de nouvelles méthodes de traitement des données et étudier les capacités de l’intelligence artificielle dans le domaine de la gestion de projet.

Bien qu’il n’y ait pas encore de système de planification dans le monde qui applique pleinement l’intelligence artificielle. Certains outils peuvent prédire le succès du projet en analysant les données relatives au projet. Puis, pendant les étapes du cycle de vie du projet, ses mécanismes aident les chefs de projet à prendre toutes les décisions relatives au projet et avertissent si quelque chose est sur le point de se passer. Il est assuré par l’apprentissage automatique et l’analyse prédictive qui sont deux grandes parties de l’IA.

Au cours de la phase d’exécution, les outils d’apprentissage automatique évaluent en permanence les risques, contrôlent la demande, la capacité et la disponibilité et utilisent ces données pour éviter les conflits d’allocation des ressources, surveillent le flux du projet pour s’assurer qu’il respecte les limites de temps et de budget.

L’analyse prédictive est un excellent moyen de vérifier si le projet est confronté à des contraintes à l’avenir. Il analyse les données historiques, les informations actuelles et fournit un pronostic de ce qui va se passer à mesure que les projets progressent.

Selon Paul Boudreau, un chercheur qui étudie l’IA dans les PM depuis des années, il est important d’avoir des données structurées avant même de pouvoir commencer à penser à l’IA. Pour rendre l’apprentissage automatique efficace et vous apporter les résultats souhaités, vous devez préparer correctement vos données et éviter toute erreur. Rappelez-vous simplement le proverbe «Garbage in, garbage out». Sinon, la loi de Murphy montrera certainement son effet sur vos projets.

Lire la suite: Garbage In, Garbage Out: Comment préparer vos données pour les outils de gestion de projet basés sur l’IA

Comment gérer la loi de Murphy: assurer le succès du projet avec Epicflow

EpicFlow Button

«Epicflow est un excellent exemple de système de gestion de ressources multi-projets avec des données structurées» – c’est ainsi que Paul Boudreau décrit notre produit.

Epicflow utilise des capacités d’apprentissage automatique et d’analyse prédictive pour assurer un flux de projet fluide et détecter les contraintes réelles et potentielles avant qu’elles ne menacent vos projets. Epiflow est subventionné par le gouvernement néerlandais pour les enquêtes sur l’IA. Nos chercheurs font de leur mieux pour apprendre l’IA et la mettre en œuvre dans le système.

Considérons la manière dont nous utilisons l’analyse prédictive pour traiter la loi de Murphy:

Analyse prédictive de l’atteinte des jalons

L’un des principaux objectifs d’Epicflow étant d’éviter le mauvais multitâche et par conséquent la surcharge, sa fonctionnalité la plus puissante est la priorisation automatique des tâches qui garantit la faisabilité des jalons de vos projets. Le système prend des tâches dans tous les projets du portefeuille et les classe indépendamment de leur appartenance à un certain projet. De cette manière, Epicflow garantit les interdépendances au sein des projets. Et ce qui est également important, c’est que les priorités sont recalculées à chaque fois que des changements apparaissent dans les projets, de sorte que l’équipe dispose toujours d’informations pertinentes sur l’importance des tâches et sait quoi faire en premier.

Tampon de risque de projet et de groupe

Les utilisateurs d’Epicflow gèrent le temps de mémoire tampon pour faire face aux risques. Le tampon de projet est le temps libre avant la fin du projet, qui est considéré à la lumière du coefficient de priorité. Il peut être configuré manuellement et les projets avec leurs tâches peuvent être hiérarchisés en fonction des données sur les facteurs de risque.

Un facteur de risque de groupe évalue le risque d’écart entre le temps d’exécution de la tâche et le temps passé par l’équipe à travailler sur le projet dans la réalité. Un tampon peut être ajouté manuellement à un certain projet, ce qui entraînera des transformations automatiques de la priorité du projet.

Simulation de simulation pour suivre l’impact de toute modification du projet

S’il y a des demandes de modification d’exigences, un chef de projet peut vérifier leur effet sur le flux du projet à l’aide de l’analyse hypothétique. Cet instrument a été développé pour prévoir les menaces potentielles auxquelles un projet pourrait faire face à l’avenir. Dans un mode simulation de simulation, un chef de projet peut implémenter tout changement dans la structure du projet et toute transformation d’allocation et examiner leur effet sur les projets avant de les introduire dans un environnement réel.

Pipeline et graphique à bulles pour vérifier l’état du projet

Dans Epicflow, l’état de tous les projets est clairement affiché dans Pipeline. Et si un chef de projet a besoin de plus de détails, il peut plonger au cœur de n’importe quel projet et vérifier toutes les tâches du projet ou, au contraire, avoir une vue d’ensemble de tous les projets du portefeuille classés par priorité. Et Graphique à bulles affichera toutes les contraintes de temps et de budget dans deux vues correspondantes.

Graphique de charge historique et graphique de charge future pour examiner les performances de l’équipe

L’analyse des performances est une condition préalable nécessaire à une gestion de projet efficace et réussie. Dans Epicflow, vous pouvez voir comment la charge de travail, la capacité, la demande et les paramètres de sortie changent au fil du temps avec le graphique de charge historique et le graphique de charge future.

La différence entre ces deux fonctionnalités ressort clairement de leurs noms. Les informations sur la distribution de ces paramètres dans le passé sont affichées sur un graphique de charge historique. Sur un graphique de charge future, les utilisateurs peuvent voir l’état actuel de la demande, de la capacité, de la sortie et de la charge, ainsi que la manière dont ils changeront avec le temps.

De plus, l’analyse prédictive peut calculer comment la demande évoluera à l’avenir et permettre à un chef de projet de modifier l’allocation des ressources en fonction des informations sur la surcharge potentielle.

Avec ces outils en stock, vous aurez plus d’opportunités pour protéger vos projets contre l’échec et vous n’aurez plus peur de la loi de Murphy.

Si vous avez des questions sur Epicflow ou souhaitez discuter de problèmes de gestion multi-projets, n’hésitez pas à nous contacter et à réserver une démo.

 

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