L'effet boule de neige détruit votre portefeuille de projets?
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S’il n’est pas rare qu’un projet rencontre un certain type de défi, la plupart des problèmes sont gérables et faciles à gérer par l’équipe sans aucun impact négatif durable. Cependant, les problèmes qui surviennent à plusieurs reprises ou qui ne sont pas correctement traités la première fois peuvent se développer et créer des dommages bien en dehors de la portée du projet où ils sont apparus initialement. Une fois qu’un problème prend pied – que ce soit parce qu’il est ignoré, sous-estimé ou simplement non remarqué – il peut rapidement faire boule de neige. À partir de là, les répercussions d’un défi autrement gérable peuvent se propager à d’autres initiatives du portefeuille d’une organisation.

Effet boule de neige

Considérez si vous voyez l’un de ces signes avant-coureurs indiquant que vos efforts de gestion de portefeuille sont annulés par le effet boule de neige.

Si la gestion des ressources est un point de friction récurrent, vous vous battez peut-être contre des problèmes qui vont au-delà d’un seul projet. Essayez comme vous le pouvez, votre équipe rencontre des obstacles permanents en ce qui concerne la gestion des ressources du projet. Cela peut prendre la forme d’occasions manquées, comme l’incapacité à prévoir, planifier et consommer correctement les ressources dans un projet, ce qui réduit alors la capacité de consolider les ressources dans d’autres projets ou de tirer parti des économies d’échelle. Vous pouvez également rencontrer des problèmes permanents liés à un manque de disponibilité (en argent, en personnel ou les deux) pour exécuter des activités clés.

Équipes dont les efforts de gestion des risques restent insuffisants pourrait se heurter à des problèmes à l’échelle d’un portefeuille. Vous faites probablement de vigoureuses tentatives pour identifier, évaluer et atténuer les risques, mais les résultats ne sont pas aussi efficaces que vous le souhaiteriez. Le problème est que l’application au hasard d’une méthodologie de gestion des risques, où différents membres de l’équipe adoptent des approches différentes, laissera inévitablement des lacunes. Ces lacunes se propageront ensuite à d’autres projets de votre portefeuille, vous laissant avec des risques dans plusieurs domaines qui ne sont pas repérés avant qu’il ne soit trop tard pour les résoudre de manière rentable.

Ceux silos qui continuent d’exister au sein de votre organisation sont probablement un signe que votre portefeuille est affecté par des problèmes systémiques. Malgré un effort concentré pour surmonter les limites départementales et les périmètres fonctionnels, les activités de votre projet peuvent encore être entravées par des silos. Les communications ne sont pas partagées aussi largement, rapidement ou complètement qu’elles devraient l’être. Les opportunités d’amélioration restent limitées dans leur portée plutôt que d’être adoptées par les nombreux groupes qui pourraient en faire bon usage. Les efforts de consolidation des ressources impliquant plusieurs projets liés sont sporadiques, entraînant des augmentations généralisées des coûts et une concurrence interne pour l’expertise.

Quand vos données ne font plus confiance aux parties prenantes, vous pourriez être confronté à de graves problèmes tout au long de votre portefeuille de projets. Des informations crédibles sont un élément essentiel de toute stratégie de gestion de portefeuille. Dès que ces données fondamentales ne sont plus fiables dans un projet (vos ensembles de données sont obsolètes, duplicatifs ou incomplets), vos rapports au niveau du portefeuille sont également affectés. Les dirigeants et les sponsors ne peuvent plus faire confiance aux données qu’ils voient et la capacité de prendre de bonnes décisions stratégiques est diminuée.

Chacun de ces drapeaux d’avertissement indique des problèmes beaucoup plus importants. Lorsque les problèmes ne reçoivent pas une attention adéquate, ils font rapidement boule de neige. Lorsque votre équipe perd sa capacité à contenir des problèmes dans un projet, ils sont susceptibles d’infecter le reste de votre portefeuille. Les petits problèmes deviennent globaux. Les projets qui semblaient en bon état se heurtent soudainement à l’échec. Les retards et les dépassements de budget créent des déficits et des problèmes de calendrier qui doivent être combattus sur plusieurs fronts. Votre équipe est forcée de passer en mode lutte contre les incendies.

Pour maintenir la santé de votre portefeuille, il est important d’identifier et de résoudre les problèmes dès le début du processus. Des contrôles robustes, une stratégie solide et le soutien d’un partenaire de conseil en gestion de portefeuille de projets expérimenté peuvent aider votre organisation à gérer de manière proactive tous les obstacles avant qu’ils ne prennent de l’ampleur.

PMAlliance, Inc offre des conseils en gestion de projet, une formation en gestion de projet et un projett services de gestion de portefeuille.

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