Livrez plus rapidement avec moins d'efforts: comment la gestion de projet intelligente empêche les employés de se surcharger
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Imaginez que vous demandez aux membres de votre équipe de ralentir au lieu de travailler plus vite. Cela semble étrange, n’est-ce pas? Dans l’environnement dynamique multi-projets, il semble que plus vous êtes productif et plus vite vous livrez, mieux c’est. cependant, statistiques montre que la majorité des salariés ont vécu au moins une fois l’épuisement professionnel au travail. Une telle réalité pose un défi de plus pour les chefs de projet: comment livrer un projet avec succès et éviter à l’équipe de se surcharger en même temps.

Comment la surcharge affecte-t-elle le déroulement du projet?

Un grand nombre de facteurs conduisent à une surcharge des employés. Laissant de côté ceux qui sont sous la responsabilité d’un employé, nous mentionnerons les facteurs qui peuvent être éliminés grâce à une bonne organisation du travail: manque de hiérarchisation et attentes irréalistes.

Il semble impossible d’éviter le multitâche dans un environnement multi-projets tant que les employés travaillent souvent sur plusieurs projets en même temps. cependant, manque de priorisation conduit à un mauvais multitâche lorsqu’un employé est distrait par plusieurs tâches et ne livre rien. En plus de cela, un tas de tâches non accomplies provoque un stress supplémentaire, ce qui n’ajoute pas à une productivité élevée, et il peut sembler que vous deviez travailler plus d’heures pour faire face à toutes ces tâches.

Réglage Attentes irréalistes est l’autre raison qui peut conduire au surmenage de l’employé. Un manque de planification minutieuse, une communication inefficace avec l’équipe de projet conduisent à des malentendus, un manque de clarté sur l’exécution de la tâche, qui sont susceptibles de provoquer un stress élevé. Les délais irréalistes méritent ici une attention particulière tant qu’ils obligent non seulement les employés à travailler davantage, mais aussi à travailler sous la pression du temps. La hâte fait du gaspillage, la qualité du travail livré dans ces conditions est donc discutable.

Lire la suite: Faire face aux attentes irréalistes dans la gestion de projet

Conséquences de la surcharge

tired employee

Évidemment, la surcharge laisse sa marque sur la santé physique et mentale des membres de l’équipe et affecte leurs performances. Jetons un coup d’œil à ses conséquences.

  • Problèmes de santé physique

Les employés qui travaillent de longues heures et / ou à un rythme rapide ont tendance à éprouver des niveaux de stress élevés qui, associés à un mode de vie sédentaire, entraînent des troubles du sommeil, de la fatigue et, selon le Édition de la santé de Harvard, des risques plus élevés de crise cardiaque, d’accident vasculaire cérébral et de diabète. De plus, la santé de l’employé peut être affectée par de mauvaises habitudes et une alimentation réconfortante, qui sont des compagnons constants du stress à long terme. Par conséquent, si les membres de l’équipe sont toujours pressés et stressés, cela crée des risques supplémentaires, car l’un d’eux peut tomber malade tout d’un coup.

  • Burnout

L’épuisement émotionnel est un état dangereux d’épuisement physique et émotionnel qui résulte d’un stress à long terme. Les symptômes de l’épuisement professionnel sont souvent ignorés et attribués au stress ordinaire, mais cela ne fait qu’empirer les choses. Il existe trois groupes d’épuisement professionnel symptômes: épuisement (une personne est toujours fatiguée, incapable de faire face, a des problèmes de santé), aliénation du travail (les employés peuvent commencer à être cyniques à propos de leur travail ou se distancier du reste de l’équipe) et performance réduite (un employé a tendance à manquer délais, tergiverser ou a du mal à se concentrer).

  • Productivité réduite

Outre les problèmes de santé physique et mentale, les employés surchargés ont tendance à se désengager du travail qu’ils font, à perdre leur motivation ou leur satisfaction à cause de leurs réalisations et à manquer d’initiative. En outre, il y a une forte probabilité de faire plus d’erreurs en raison de difficultés de concentration. Par conséquent, la surcharge réduit la productivité des employés.

Inutile de dire que vous ne réussirez pas avec votre projet avec des membres d’équipe surchargés, il est donc de la responsabilité du chef de projet d’organiser le travail de manière à ce que les membres de l’équipe n’aient pas à travailler plus vite ou de longues heures.

Lire la suite: Comment faire la distinction entre le stress et l’épuisement professionnel et y faire face: conseils pour les chefs de projet

Conseils aux chefs de projet sur la prévention de la surcharge des employés

Tout en travaillant sur un projet, il est extrêmement important que les membres de l’équipe aient suffisamment d’énergie et d’enthousiasme pour faire face à leurs tâches. Vous trouverez ci-dessous les mesures à prendre par les chefs de projet pour éviter la surcharge des membres de l’équipe.

Planification améliorée

planning

Il est impossible de surestimer l’importance d’une planification détaillée, car elle vous permettra d’éviter une variété de goulots d’étranglement possibles, y compris des employés surchargés. La planification du projet couvre tous les aspects nécessaires à une mise en œuvre réussie du projet: objectifs établis, livrables et dates de livraison; dépendances des tâches; les risques possibles, en d’autres termes – toutes les activités et tâches requises dans l’ordre et le flux de travail appropriés. La planification de projet dans son ensemble implique l’élaboration d’un ensemble de plans plus petits (p. Ex. Planification de la portée, planification des ressources, plan de gestion des risques) qui guident les membres de l’équipe tout au long de la mise en œuvre du projet.

Quels sont les avantages de la planification de projet qui peuvent éviter la surcharge des employés?

  • Premièrement, la phase de planification consiste à fixer des attentes et des délais réalistes en fonction de la capacité des ressources.
  • Deuxièmement, chaque participant au projet peut avoir une compréhension claire de l’ensemble du processus de mise en œuvre du projet.
  • Troisièmement, l’évaluation des facteurs de risque potentiels rend les situations imprévues qui peuvent survenir tout à fait gérables.
  • Quatrièmement, la planification facilite la communication entre toutes les parties impliquées dans le projet, ce qui réduit à son tour les malentendus.

Tous ces avantages visent à fournir aux employés une clarté sur le flux de travail du projet, ce qui signifie que le niveau de stress et le temps perdu seront considérablement réduits.

En outre, il existe une variété d’opportunités offertes par les outils logiciels de gestion de projet. Par exemple, avec le logiciel de gestion multi-projets Epicflow, il est presque impossible de faire une mauvaise planification, car le Le système oblige les utilisateurs à suivre un certain protocole pour s’assurer que les plans de projet sont exécutables et valides.

Hiérarchisation des tâches

Comme il a été mentionné ci-dessus, l’une des raisons du stress au travail est le manque de hiérarchisation, qui se traduit généralement par un mauvais multitâche. Être occupé et travailler trop n’est pas la même chose qu’être efficace. Connaître la tâche la plus prioritaire et y travailler est la clé de la productivité des employés et de la réussite globale du projet. Certaines techniques facilitent la hiérarchisation, par exemple le principe de Pareto également connu sous le nom de «règle des 80/20», ce qui signifie que 80% du résultat est déterminé par 20% des efforts. En d’autres termes, 20% des tâches hautement prioritaires déterminent 80% de la réussite du projet.

Fonction de liste des tâches Epicflow

Une autre option pour faire face à la longue liste de tâches à effectuer consiste à utiliser des outils logiciels. Epicflow offre d’énormes opportunités pour gérer les tâches. Par example, Liste de tâches La fonction classe automatiquement les tâches en fonction de leur priorité. Ainsi, vous n’aurez pas à choisir de techniques de hiérarchisation, car le système le fera pour vous. Et ce qui est le plus significatif, les membres de l’équipe resteront concentrés sur les tâches les plus importantes, ce qui leur permettra d’atteindre les objectifs plus rapidement, d’éviter les délais manqués et de réduire le stress résultant d’un mauvais multitâche et d’une surcharge.

Bonne gestion des ressources

Les techniques de gestion des ressources sont axées sur l’optimisation du travail et l’augmentation de la productivité des employés. Ils sont particulièrement importants si les membres de l’équipe doivent effectuer des tâches simultanées ou travailler sur plusieurs projets simultanément. L’un de ses avantages est d’éviter le surmenage et l’épuisement des membres de l’équipe grâce à une allocation efficace des ressources disponibles et à les utiliser au maximum de leur potentiel. Par conséquent, des techniques de gestion des ressources appropriées réduisent la possibilité de surcharger les membres de l’équipe, et si cela se produit, elles vous aideront à trouver un employé possédant les compétences nécessaires dans l’autre groupe et de cette manière la tâche sera exécutée.

Lire la suite: Comment gérer le problème du recrutement lent avec des techniques de gestion des ressources

Et, bien sûr, les opportunités des logiciels de gestion de projet ne doivent pas être ignorées: Epicflow permet de gérer vos ressources et leur charge de la manière la plus efficace.

Gestion des compétences Cette fonctionnalité permet aux chefs de projet d’ajouter et de modifier des compétences et de les attribuer aux ressources correspondantes. En outre, il est possible de marquer le niveau auquel les compétences sont développées, de sorte que lorsque vous allez attribuer une tâche à une certaine ressource, vous pouvez voir le niveau de développement de ses compétences. S’il existe une correspondance parfaite pour l’exécution de la tâche, elle est marquée de la couleur verte. Grâce à l’option de filtrage des compétences, vous pouvez voir tous les utilisateurs du système qui possèdent les compétences nécessaires pour mener à bien la tâche. Enfin, l’option Batteries permet de voir la capacité de l’employé pour les dates requises, qui est calculée automatiquement, et marquée de couleurs verte, jaune et rouge indiquant ceux qui ont la capacité de faire la tâche, ont une certaine capacité ou n’ont pas de capacité correspondante. .

Fonction Epicflow Future Load

Charge future La fonction vise à prédire les goulots d’étranglement potentiels tels que le manque de ressources ou leur surcharge à l’avenir, afin que les chefs de projet puissent prendre les mesures nécessaires. En outre, vous pouvez voir quels groupes seront inactifs à l’avenir, et si quelqu’un de ce groupe a les compétences nécessaires, il ou elle peut aider le groupe surchargé, donc il n’y aura pas de retards, et les membres de l’équipe ne sera pas surchargé de travail. Enfin, le graphique de charge future montre la quantité maximale de sortie que chaque groupe est capable de produire, qui est mesurée en heures-homme par heure, afin que les chefs de projet prennent conscience de la capacité réelle des membres de l’équipe.

Ainsi, étant armés de ces outils logiciels, les chefs de projet peuvent gérer les ressources disponibles de la manière la plus efficace, et surcharger les membres de l’équipe sera quasiment impossible.

En conclusion, nous aimerions noter que vous n’avez plus à livrer le projet à n’importe quel prix, tant que des outils et des techniques de gestion de projet intelligents vous permettent de livrer plus rapidement avec moins d’effort. Faites-nous savoir si vous souhaitez qu’Epicflow soit votre guide pour une gestion de projet plus efficace.

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