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Le travail par projet comporte souvent de nombreuses pièces mobiles et leur gestion peut être difficile. Heureusement, il y a beaucoup de sagesse accumulée dans le monde des affaires et les meilleures pratiques de gestion de projet définies. Dans cet article, nous vous expliquerons les meilleures pratiques de gestion de projet. En suivant ces conseils fiables, vous pouvez vous assurer que vos projets se déroulent sans heurts du début à travers les obstacles et déviations inévitables jusqu’à une conclusion réussie.

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10 meilleures pratiques pour une gestion de projet réussie

Nous avons condensé la sagesse collective dans ces 10 meilleures pratiques pour la gestion de projet. Ces meilleures pratiques de gestion de projet consensuelles ont été recueillies à partir de normes internationales et de normes formelles. méthodologies de gestion de projet. Cependant, leur mise en œuvre est toujours façonnée par les circonstances uniques d’une organisation. Contactez-nous si vous souhaitez une recommandation sur la meilleure façon de les appliquer à votre organisation.

  1. Créez des cycles de vie et des jalons bien définis

La plus grande difficulté en matière de gestion de projet est de créer les limites appropriées autour du travail que vous effectuerez. Il peut sembler évident de savoir où un projet doit commencer et se terminer, mais ce n’est vraiment pas le cas. Et même une fois que vous avez défini ces limites, vous aurez toujours besoin d’ériger des jalons formels tout au long de la vie du projet pour mesurer les progrès.

Au fur et à mesure que vous définissez le projet, vous devez cartographier les phases clés, les livrables, les jalons et les critères de réussite pour chaque sous-groupe travaillant sur le projet. Celles-ci devraient correspondre à une délimitation approfondie des quatre phases clés du cycle de vie du projet : conception, planification, mise en œuvre et achèvement. Les détails spécifiques de votre projet et de votre organisation détermineront la façon dont vous planifierez ces quatre phases.

  1. Communiquer avec toutes les parties prenantes

Cette étape est souvent négligée. Cependant, c’est peut-être la plus importante des meilleures pratiques pour la gestion de projet. Bien entendu, il est naturel de prendre en compte le point de vue de l’entreprise et de ses clients. Mais les parties prenantes incluront également les citoyens locaux, les éventuels consommateurs du produit ou du service, et toutes les parties du grand public qui sont touchées par le projet.

Les projets rencontrent souvent des résistances en raison d’un défaut de communication avec les parties prenantes et de prendre en compte leurs besoins et leurs désirs. Il est essentiel de s’assurer que les parties prenantes comprennent tout sur un projet qui les affectera, y compris les livrables éventuels, les objectifs et les avantages du projet, ses mesures de réussite et de qualité, les risques et les obstacles, ainsi que les informations relatives à la budgétisation, au temps et aux ressources .

  1. Définir des exigences et une portée gérables

Cette étape de la gestion de projet doit intervenir tôt dans le processus global. C’est ici que vous établissez ce que l’équipe va faire ou faire exactement, quels sont les objectifs et les avantages du projet, comment le succès sera évalué, quelles normes de performance doivent être prises en compte et quelles contraintes ou obstacles le projet est susceptible de rencontrer. affronter.

  1. Définir l’organisation, les rôles et les procédures systémiques du projet

Les projets sont en fin de compte créés par des personnes, mais à mesure que le nombre de personnes impliquées augmente, il devient de plus en plus important de gérer cette complexité. Cela se fait en définissant clairement les manières dont les participants travailleront avec et se rapporteront les uns aux autres. Les détails uniques de votre projet, de votre organisation et de votre personnel détermineront la manière appropriée de structurer votre ou vos équipes. La chose la plus importante est de s’assurer que les attentes et les responsabilités pertinentes pour chaque rôle sont clairement définies.

De nombreux projets créent une structure d’équipe hiérarchique organisée sous un ou plusieurs chefs de projet. Ces chefs de projet dirigent les ressources humaines en planifiant, dotant, organisant, évaluant et gérant un projet. Les chefs de projet sont généralement qualifiés en leadership, en relations humaines et en politique.

Les équipes et les sous-opérations peuvent également être organisées sous des responsables fonctionnels. Le rôle du responsable fonctionnel est plus technique. Ils aident à créer des normes de politique et de procédure, à acquérir et à gérer le personnel qualifié, à superviser l’assurance qualité et à créer des estimations en ce qui concerne la budgétisation du temps et du capital. Ces estimations budgétaires sont prises en compte dans les décisions que prennent les chefs de projet.

  1. Créer une assurance qualité

Il est facile d’oublier la nécessité d’être précis sur les questions de contrôle de la qualité. Les projets impliquent inévitablement plusieurs étapes, équipes et sites – chaque niveau de complexité augmente la possibilité d’échec ou d’inefficacité. De plus, des normes non spécifiées pour chaque composante d’un projet entraîneront inévitablement des malentendus et des erreurs. Chaque phase du cycle de vie du projet doit avoir des normes spécifiques ainsi que des critères spécifiques pour satisfaire et mesurer ces normes.

  1. Planifier les engagements

L’une des luttes essentielles que traverse tout projet est de concilier ambition et réalité. Il est étonnamment facile de tomber dans le piège des vœux pieux. Planifier formellement un projet en termes d’engagements concrets permet d’éviter l’écueil des vœux pieux. Les différents types d’engagements sont susceptibles d’inclure la planification d’un projet, la dotation en personnel de l’équipe ou des équipes, l’acquisition et l’affectation des ressources nécessaires et le maintien d’un budget.

  1. Suivre et analyser les écarts de projet

Peu importe à quel point vous êtes dans la planification de votre projet, vous serez inévitablement confronté à des obstacles et à des contraintes inattendus en cours de route. Pire encore, ceux-ci peuvent facilement entraîner des échecs de qualité, des délais non respectés et des pénuries de budget. Les projets doivent impliquer des procédures de suivi et de signalement des écarts par rapport au plan d’un projet. Des réunions régulières seront probablement nécessaires pour s’assurer que les problèmes sont traités le plus tôt possible.

Certains des chiffres pertinents que la plupart des entreprises utilisent pour suivre et analyser les écarts comprennent le coût réel du travail (ACWP), le coût budgété du travail prévu (BCWS), le coût budgétisé du travail effectué (BCWP) et le coût d’achèvement estimé (ECC). Les chiffres de référence pour chacun d’entre eux doivent être établis tôt pour mesurer les progrès.

  1. Prévoir des actions correctives

Rester au top de la variance du projet signifie inévitablement improviser pour répondre aux nouveaux problèmes qui surviennent. Mais si une organisation n’a pas mis en place de procédures claires pour répondre aux problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent, les problèmes sont voués à s’envenimer. La résolution de problèmes implique souvent de faire des compromis, comme dépenser plus pour éviter les retards. Des lignes directrices pour traiter ces questions devraient être établies dès le début.

  1. Prévoir l’escalade et la gestion des problèmes

Il existe une sorte de loi naturelle dans la manière dont l’information circule dans les organisations hiérarchiques. Les bonnes nouvelles montent rapidement au sommet car les gens s’en attribuent le mérite, tandis que les mauvaises nouvelles restent en bas car les gens essaient d’éviter le blâme. Mais si les mauvaises nouvelles ne s’intensifient pas, elles ne peuvent pas être résolues. Les organisations doivent établir des protocoles pour s’assurer que les problèmes inévitables seront traités aussi efficacement que possible. Les problèmes doivent être traités au niveau le plus bas possible qui peut les traiter de manière appropriée. Si un niveau ne peut pas traiter un problème, le problème doit être escaladé jusqu’à ce qu’il puisse être traité.

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  1. Établir des procédures d’autorisation de travail et de modification

Au fur et à mesure que les projets s’adaptent aux inévitables inconnues auxquelles chaque projet doit faire face, ils peuvent être sujets à un « fluage de la portée ». Cela implique le gonflement indétectable de la portée d’un projet alors qu’il essaie d’englober tous les problèmes qui se posent. Cela conduit à des inefficacités, des dépenses excédentaires et des pénuries de ressources. Les organisations doivent mettre en place une procédure pour superviser les changements dans les opérations d’un projet. Les chefs de projet doivent être tenus au courant car ils supervisent les adaptations des différents employés et équipes travaillant sous eux.

Conclusion

Chaque projet est différent et chacun nécessitera ses propres procédures afin d’être mené à bien. Mais les projets ont suffisamment de choses en commun pour qu’il y ait un large consensus sur les meilleures pratiques pour la réussite de la gestion de projet, que les organisations devraient suivre. L’adhésion à ces pratiques aidera les organisations à s’adapter aux obstacles inévitables et imprévisibles qui surgiront. La création de procédures pour faire face à l’imprévisible garantira que les projets atteignent leurs critères de réussite définis !

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