Ordre du jour de la réunion de stratégie virtuelle (avec échantillon)
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Avec de plus en plus de travail de bureau passant au domaine virtuel, la planification stratégique est plus importante que jamais (sinon plus). Si elle est bien faite, la planification stratégique virtuelle peut être aussi précieuse, collaborative et engageante que les séances en personne.

Notre équipe a animé des centaines de séances de planification stratégique pour des organisations grandes et petites, en personne et en ligne. Nous avons développé des processus tels que l’ordre du jour des réunions stratégiques pour nous assurer que l’ensemble du processus est ciblé et que les organisations sont mises en place pour une mise en œuvre réussie.

Si votre organisation planifie une réunion stratégique virtuelle, cet agenda vous aidera à rester sur la bonne voie et à vous assurer que votre équipe est alignée à chaque étape du processus.

* Si votre organisation organise une séance de planification stratégique en personne, consultez notre Exemple de programme de planification stratégique sur 2 jours.

Nous utilisons cet agenda comme ligne directrice pour nos facilités de stratégie virtuelle, cependant, il peut être personnalisé en fonction des besoins de chaque organisation.

Par exemple:

  • Bien que nous vous recommandons d’organiser des sessions virtuelles à une semaine d’intervalle pour permettre la digestion des informations et le temps des devoirs, vous souhaiterez peut-être tenir les sessions plus proches ou plus éloignées, selon les besoins de votre organisation.
  • Bien que nous recommandions des sessions de 3 heures car elles sont suffisamment longues pour plonger dans le travail en profondeur et suffisamment courtes pour retenir l’attention, vous pouvez souhaiter avoir des sessions plus courtes ou plus longues, en fonction des besoins de planification de votre équipe (ex: 6 sessions de 2,5 heures , ou 4 séances de 4 heures)

Pré-travail

Le travail préparatoire a deux objectifs: un, s’assurer que votre personnel est préparé pour les prochaines sessions de planification stratégique afin que vous puissiez tirer le meilleur parti de votre temps, et deux, aider à aligner et engager les participants (et les parties prenantes) dès le processus de planification.

Programme et calendrier de pré-travail recommandés:

Horaire

Article

Objectif / résultat

4-6 semaines avant le sessions

Réservation et intégration:

  • Créez une liste de tous les invités à la session (* et partagez-la avec l’animateur le cas échéant)
  • Réservez la (les) date (s) de session et invitez tous les participants afin qu’ils aient les dates dans leurs horaires à l’avance
  • Créer et distribuer des sondages ou des questionnaires de pré-stratégie à tous les participants à la session
  • Engager les dirigeants et les participants clés à la session dès le début du processus de planification stratégique
  • S’assurer que l’organisation et les participants sont préparés pour les prochaines sessions

2-3 semaines avant Les sessions

Préparation de session et interviews:

  • Examiner les réponses aux sondages des participants
  • Facilitateur (interne ou externe) pour interroger les principaux dirigeants et les participants à la session
  • Recueillir et examiner les informations et les commentaires des principaux participants à la session et des parties prenantes

1-3 semaines avant le sessions

FACULTATIF: Engagement des parties prenantes

  • S’il y a d’autres parties prenantes dont vous souhaitez solliciter des commentaires (qui ne participeront pas aux sessions de planification), nous vous recommandons de les impliquer avant vos sessions de planification stratégique.
  • Cela peut être fait par le biais d’enquêtes et / ou de sessions virtuelles d’engagement des parties prenantes
  • Recueillir les commentaires et les idées des principaux intervenants avant les séances de planification stratégique

Votre organisation se prépare-t-elle pour une session de stratégie? Assurez-vous de poser les bonnes questions:

Obtenez notre questionnaire de planification stratégique

Ordre du jour et calendrier de la réunion de stratégie virtuelle

Alors que la première phase de planification stratégique en personne est généralement terminée en deux jours ouvrables de 8 heures, nous vous recommandons de la scinder en ligne pour optimiser l’engagement et réduire la fatigue de l’écran. Nous vous recommandons de tenir 5 séances de 3 heures, à environ une semaine d’intervalle.

Cela laisse suffisamment de temps pour plonger profondément dans le travail à chaque session, avec un espace pour la pensée créative, la réflexion et les devoirs entre chaque session.

Session et calendrier

Les sujets

Résultats de la session

Session 1

3 HEURES

Où sommes-nous actuellement?

  • Découvrir où se trouve l’organisation est maintenant une étape critique avant de décider où aller ensuite
  • Définir les tendances actuelles et futures probables peut nous aider à regarder le paysage commercial à un niveau macro

Session 2

3 HEURES

Où allons-nous?

  • Vision
    Vision vivante: où voulons-nous être dans 3 ans?)
  • Mission
    Qui sommes-nous, que faisons-nous, pour qui le faisons-nous?
  • le exercice de vision (différent de votre énoncé de vision) aidera votre organisation à expliquer clairement à quoi ressemblera le succès dans 3 ans
  • L’exercice de mission aidera votre organisation à expliquer qui vous êtes, les avantages et les résultats de vos produits et services, et à définir vos clients clés

Session 3

3 HEURES

Qu’est-ce qui va nous gêner?

  • Valeurs
    Quelles sont nos valeurs actuelles, quelles sont nos valeurs souhaitées, que se passe-t-il si nous ne les vivons pas?
  • Risques et barrages routiers
    Qu’est-ce qui va nous gêner?
  • En définissant les valeurs et les comportements que votre organisation présente actuellement (qu’ils soient bons, mauvais ou neutres), vous pouvez passer à la définition des types de valeurs et de comportements qui vous aideront à atteindre l’état futur souhaité.
  • En identifiant les futurs risques et obstacles et en décidant lesquels peuvent avoir le plus grand impact et la probabilité de faire dérailler le succès de votre mise en œuvre, vous pouvez commencer à hiérarchiser vos besoins organisationnels.

Séance 4

3 HEURES

Que devons-nous faire?

  • En se concentrant sur trois à cinq domaines prioritaires dans votre cycle de planification (priorités stratégiques), votre organisation commencera à faire des choix stratégiques
  • La définition d’objectifs SMART aidera votre organisation à définir à quoi ressemble le succès dans ces domaines de priorité stratégique, ce qui vous aidera à suivre et à surveiller les progrès tout en exécutant votre plan.

Session 5

3 HEURES

Et après?

  • Plan d’action
    Que devons-nous faire pour atteindre nos objectifs?
  • Plan de communication
    Comment partagerons-nous ce plan dans toute notre organisation et avec nos parties prenantes?
  • Prochaines étapes
    Que devons-nous faire ensuite pour mettre en œuvre notre plan?
  • Une fois que vous avez défini les priorités et les objectifs, vous pouvez affiner les actions clés que votre équipe doit entreprendre pour progresser
  • Une fois cette étape de planification terminée, il est essentiel que les éléments clés de votre plan soient partagés et mis en cascade dans toute votre organisation.

1-2 semaines après les séances

FACULTATIF: Engagement des parties prenantes:

  • Si vous avez choisi d’organiser des sondages ou des séances sur l’engagement des parties prenantes avant la planification stratégique, il est important de communiquer à nouveau avec eux une fois votre plan élaboré.
  • Cela vous aidera à continuer de favoriser l’alignement et l’adhésion avec les principales parties prenantes avant de mettre en œuvre votre plan stratégique
  • Cela peut être fait de différentes manières, y compris des séances de discussion ouverte virtuelle avec des questions-réponses en direct, le partage du plan terminé via une présentation PPT ou via un intranet, et plus encore!

planification-stratégique-phase-1

Post-travail

Une fois que vous avez terminé vos sessions de stratégie virtuelle, le travail de planification n’est pas terminé. Il est important de s’assurer qu’avant de commencer la phase 2 (votre cycle de mise en œuvre), vous avez:

  • Solidifié vos priorités et objectifs SMART définis
  • Documenté votre plan de manière digestible (ex: une présentation PPT ou PDF)
  • Développer un plan de communication pour partager et mettre en cascade votre stratégie dans toute votre organisation
  • Réservez un moment avec votre équipe de direction stratégique pour créer votre plan de mise en œuvre (voir nos infographies des phases 2 et 3 du processus de planification stratégique)

Outils et ressources pour améliorer la participation et l’engagement

En plus de notre ordre du jour, nous utilisons plusieurs outils et ressources pour aider à améliorer la participation et l’engagement dans les réunions stratégiques virtuelles.

Bien qu’il existe de nombreuses options à considérer, certaines de nos préférées incluent:

  • Zoom – C’est une excellente plate-forme pour organiser des réunions de stratégie car elle permet à l’animateur de voir plusieurs participants à la fois dans une vue en grille, de partager leur écran, d’utiliser des salles de sous-groupes pour des discussions en petits groupes, d’incorporer le sondage, le chat textuel et d’autres fonctionnalités
  • Structures libératrices – Ce sont des techniques et des activités pour aider à stimuler l’engagement et l’inclusion dans les réunions de groupe, et sont considérées comme une meilleure pratique dans l’apprentissage des adultes
  • MentiMètre – Cette plate-forme permet aux hôtes de réunion d’interroger les participants, de générer des nuages ​​de mots de groupe et d’obtenir des données en temps réel de plusieurs participants à la fois
  • Présentations PPT – C’est une bonne pratique pour l’animateur d’avoir une présentation de diapositives PPT pour guider les discussions et pour fournir un retour visuel aux participants via le partage d’écran. Cela permettra aux participants de voir et d’entendre toutes les instructions clés pour les activités tout au long de la session

Phases 2 et 3 de la planification stratégique

Comme mentionné ci-dessus, la planification stratégique est cyclique. Un plan stratégique optimal est vivant et n’est pas un document qui se trouve sur une étagère (ou un fichier qui vit sur votre bureau) pour être revu une seule fois par an.

Bien que le cycle de planification stratégique contienne des réunions et de la documentation, il est tout aussi important d’incorporer des systèmes et des processus qui aideront votre organisation à développer et à maintenir une culture qui mettra en œuvre avec succès votre plan stratégique.

Les phases 2 et 3 du cycle de planification aideront votre organisation à appliquer votre stratégie à l’ensemble de votre organisation; aligner toute votre organisation vers une destination future; suivre, surveiller et réviser votre plan; et renforcez votre capacité de leadership.

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