Procédez comme suit avant de supprimer un projet de votre portefeuille
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Vous devriez déjà disposer d’un mécanisme formel pour ajouter des projets au portefeuille de votre organisation. Cependant, nos équipes de conseil en gestion de projet ont constaté que certaines entreprises ne suivent pas un processus établi lorsqu’un projet est supprimé. Il est courant qu’un projet soit retiré de la liste sans une évaluation approfondie des effets à long terme de l’annulation. Dans certains cas, les entreprises ne suppriment jamais complètement les initiatives et maintiennent à la place un vaste bassin d’efforts inactifs qui persistent indéfiniment.

supprimer le projet

Si vos parties prenantes souhaitent annuler un projet, vous devez prendre certaines mesures avant que cette décision ne soit prise. Ces six étapes vous aideront à prendre la décision commerciale la plus éclairée concernant la suppression d’un projet et vous permettront également de maintenir la santé et la valeur de votre portefeuille global.

1 – Obtenez un consensus sur la question de savoir si le projet doit être éliminé ou mis de côté pour plus tard.

Vos parties prenantes peuvent ne pas partager les mêmes opinions en ce qui concerne éliminer un projet. Devrait-il être entièrement annulé ou abandonné dans un schéma d’attente pour une éventuelle révision à un moment donné? Tout le monde doit être sur la même longueur d’onde avant d’entreprendre une action, car la possibilité de réaffecter des ressources à d’autres projets actifs ou de redémarrer avec succès le projet reporté plus tard dépendra de la façon dont vous gérez le sort de l’initiative à court terme.

2 – Énumérez tous les livrables qui devraient être transférés à de futurs projets.

Parfois, un projet devient obsolète dans sa forme actuelle, mais quelques livrables sélectionnés restent importants pour les objectifs stratégiques de l’entreprise. Travaillez avec les sponsors et l’équipe de direction pour déterminer si des composants du projet doivent faire la transition vers un projet en cours ou être mis sur une liste pour examen futur.

3 – Identifier les projets liés et déterminer comment / s’ils seront affectés.

Il n’est pas toujours évident pour les sponsors ou les dirigeants – ou même pour l’équipe de projet – comment l’annulation d’un projet pourrait laisser d’autres initiatives dans une mauvaise position. Un projet futur est-il conçu pour s’appuyer sur les résultats de celui dont le retrait est envisagé? Le projet annulé était-il censé générer des revenus nécessaires aux efforts ultérieurs? Ces informations peuvent influencer si le projet est annulé, reporté ou conservé intact, alors assurez-vous que vos parties prenantes comprennent les conséquences de leurs décisions.

4 – Informer les collaborateurs de l’annulation.

En fonction de l’avancement du projet, il peut être approprié d’alerter les parties prenantes internes et les partenaires commerciaux externes que l’initiative n’ira pas de l’avant. Cela peut inclure les fournisseurs qui soumissionnent pour le projet, les départements qui ont provisoirement mis de côté des ressources pour soutenir l’effort, ou les utilisateurs finaux qui ont aidé à développer les exigences et les cas d’utilisation. Certains projets annulés n’appelleront pas ces notifications en aval, mais vos collaborateurs doivent savoir qu’ils peuvent supprimer l’initiative de leurs propres activités de planification.

5 – Rassembler et archiver les données et autres documents.

Votre projet annulé peut inclure des informations qui seraient utiles à examiner et qui pourraient éventuellement servir de levier pour de futurs efforts. Estimations des fournisseurs, directives réglementaires, spécifications de l’équipement, flux de travail, documentation du logiciel – s’il y a une chance que vous souhaitiez revoir ces données plus tard, soyez diligent maintenant pour les compiler et les stocker dans un format auquel votre équipe peut accéder.

6 – Vérifiez l’état de santé de votre portefeuille après la suppression du projet.

Chaque fois que le portefeuille de l’organisation change, il est important de jeter un nouveau regard pour s’assurer que les niveaux de risque, les mesures financières, les allocations de ressources et d’autres facteurs continuent de s’aligner sur les attentes des dirigeants et les objectifs de l’entreprise. Si la suppression du projet déséquilibre le portefeuille, ces informations peuvent changer si l’effort est annulé ou si sa portée, son calendrier ou ses livrables sont modifiés pour mieux répondre aux besoins commerciaux actuels.

PMAlliance, Inc offre des conseils en gestion de projet, une formation en gestion de projet et un projett services de gestion de portefeuille.

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