Safe Space #9 – la liste de choses à faire sans fin
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Bienvenue dans l’espace sécurisé, où les managers peuvent partager leurs problèmes et obtenir les conseils des meilleurs consultants en formation et développement.

Chez =mc, nous encourageons tous les participants que nous rencontrons dans le cadre de nos programmes à nous contacter s’ils ont des problèmes spécifiques auxquels ils souhaitent donner suite. De cela, nous entendons des problèmes, des problèmes, des défis et des inquiétudes communs. Dans cet article régulier, nous partageons certains de ces défis et nos conseils pour les relever.

Cette fois, le problème vient d’un manager avec un défi très commun : une liste apparemment interminable de choses à faire.

Quelle est la solution?

Je suis un nouveau manager, ayant été promu il y a environ 3 mois. Nous sommes une association caritative qui aide les jeunes à développer leur créativité à travers le cinéma et les médias. Comme vous pouvez l’imaginer, cela a été une année difficile, tout d’abord en mettant tout en ligne, puis en soutenant les jeunes avec lesquels nous travaillons dans des situations très difficiles. En ce moment, nous nous préparons à ramener nos clients dans notre espace, avec de nouveaux programmes et bien sûr de nombreuses mesures de sécurité. J’ai été promu manager car nous avons embauché quelques personnes supplémentaires pour m’aider à mettre en œuvre nos programmes. Au début, j’étais tellement enthousiasmé par ce travail – j’ai plein d’idées et je suis ravi que mon patron me fasse confiance pour faire avancer l’équipe. Je n’ai jamais réussi auparavant, mais je suis bon avec les gens. Dans le passé, j’ai aidé à former et à soutenir des bénévoles. Je pensais savoir dans quoi je m’embarquais et j’ai écrit une liste de toutes les choses que je voulais faire dans ce rôle quand j’ai commencé. Maintenant, je regarde cette liste et je me sens dépassé. J’ai tellement de choses à faire. Chaque jour, j’ai l’impression qu’il y en a plus dans mon assiette, et chaque jour est aussi occupé que le précédent. Je suis en réunion presque tout le temps et je n’arrive pas à faire de travail réel. Je réponds constamment aux questions et j’aide les nouvelles personnes à faire avancer les choses. Je commence à regarder ma liste de choses à faire et à m’en inquiéter. Je ne vois pas comment tout cela va se faire. Je ne veux pas laisser tomber mon patron. Ou encore plus important, les jeunes qui comptent sur moi. Aider!

Ce que disent nos consultants :

Laura

Bonjour gestionnaire émergent! C’est en effet un endroit difficile à vivre. Il est également courant, lorsque nous devenons gestionnaires, de ressentir cela. Être manager, c’est avoir une toute nouvelle perspective et un tout nouvel état d’esprit. En tant que gestionnaire, souvenez-vous de ce que vous êtes là pour faire et pour livrer. Votre objectif est d’atteindre les objectifs organisationnels, de vous assurer que les personnes que vous gérez peuvent être à leur meilleur au travail et de vous assurer que votre équipe travaille bien ensemble. Vos compétences en relations humaines vous aideront ici. Cependant, vous devez également en savoir plus sur votre style de gestion, sur la façon de développer l’équipe et je suis sûr de tout savoir sur les processus et les procédures attendus des gestionnaires de votre organisation. Ainsi, vous allez acquérir de nouvelles compétences dès maintenant, sur le tas. Chaque fois que nous apprenons de nouvelles compétences, cela peut sembler beaucoup – c’est un travail difficile d’apprendre et de faire les choses différemment. Accordez-vous une pause et ne soyez pas dur avec vous-même. Vous êtes un manager oui, mais vous apprenez aussi alors soyez bienveillant avec vous-même. Vous n’allez pas laisser tomber votre patron, essayez de lui parler. Rappelez-leur que vous devez trouver vos marques et demandez-leur de l’aide et des conseils. Demandez-leur où ils pensent que sont les priorités et où ils s’attendent à ce que vous consacriez votre temps.

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Charlie

Cher nouveau manager, il semble que vous ayez beaucoup de pain sur la planche. Je suis tout à fait d’accord avec Laura pour dire qu’il est important de faire le point et de reconnaître ce grand changement que vous avez fait. Il peut être utile de revoir votre travail et les tâches que vous avez sur votre très longue liste. Je me demande si vous essayez de faire plus d’un rôle ? Souvent, les gestionnaires seront promus pour être excellents dans quelque chose, dans votre cas, la prestation de programmes pour les jeunes. Ensuite, après avoir été promus, les managers continuent à faire ce pour quoi ils ont toujours été brillants, puis essaient d’ajouter du management en plus. Cela créera une charge de travail très lourde et n’est pas durable. Vous parlez un peu du travail « réel » par rapport aux « réunions » – je me demande si ces réunions sont votre nouveau « travail réel » ? Passez en revue les réunions auxquelles vous allez et leur productivité. Si vous êtes là parce que vous avez besoin de donner votre avis, c’est productif. Si vous êtes là parce que vous avez besoin d’entendre les autres, c’est aussi productif. Les réunions nous aident à prendre des décisions, à résoudre des problèmes et à avoir une vision plus large. Tout cela fait partie du métier de manager. Aider votre équipe à apprendre, c’est se préparer à un succès futur – répondre à leurs questions signifie qu’ils sont mieux équipés pour affronter plus. Essayez de leur déléguer, aidez-les à être aussi bons que vous l’étiez dans votre rôle précédent. Cela devrait alors vous donner un peu plus d’espace pour faire votre travail de « vrai gestionnaire ».

Yvette

Bonjour gestionnaire réussi! Tout d’abord, toutes nos félicitations pour votre promotion. Il est clair que votre patron pense que vous étiez prêt et capable, alors essayez d’en tirer confiance. J’ai pensé spécifiquement à votre référence à votre « liste de choses à faire ». Je suis un grand fan des listes. Ils me permettent de rester organisé, m’aident à suivre une charge de travail variée et parfois lourde et m’aident à rester concentré. Le fait est que la liste est également constante. Je veux dire par là qu’il est toujours là. Peu importe combien est fait, plus sera toujours ajouté. C’est une très bonne chose! Cela signifie que je peux continuer à ajouter de la valeur et avoir encore plus à faire. L’astuce consiste cependant à contrôler votre liste – en faire un outil qui guide votre prise de décision et votre efficacité. Ne le laissez pas devenir si gros qu’il est difficile à manier. Pour faire de votre liste de tâches une liste plus gérable, essayez de lui donner la priorité. Qu’y a-t-il là-dedans qui doit être fait, et doit être fait maintenant ? Qu’y a-t-il là-bas qui devrait être fait, mais pourrait attendre? Qu’est-ce qui est agréable à faire, peut-être lorsque l’équipe est plus installée et travaille de manière indépendante ? Tu n’auras jamais tout fait, mais vous n’en avez pas besoin. Au lieu de cela, concentrez-vous sur l’obtention du droite Choses faites. Vous aurez alors plus d’impact, serez plus efficace et aurez un sentiment de contrôle.

Philly

Salut gestionnaire occupé. Merci beaucoup d’avoir contacté. Il y a quelques bons conseils ici : soyez gentil avec vous-même et soyez patient pendant que vous apprenez, envisagez de déléguer davantage, revoyez vos priorités et recadrez ce que vous pensez être votre rôle. Quand j’étais dans une position similaire, ce qui m’a vraiment aidé, c’était aussi d’avoir quelqu’un à qui parler – quelqu’un qui pouvait sympathiser et partager ses propres expériences avec moi. Laura a raison de suggérer de parler avec votre responsable et d’obtenir son aide, en particulier pour vérifier que vous êtes sur la même longueur d’onde lorsqu’il s’agit de prioriser. Je m’appuierais sur cela en vous procurant un mentor. Passer au management est une grosse affaire, peut-être la plus grande étape que nous franchissons dans notre carrière. Y a-t-il quelqu’un dans l’organisation qui a également vécu cela et qui pourrait partager ses idées avec vous ? Ou peut-être dans une organisation partenaire ou un organisme de bienfaisance similaire ? Il est vraiment utile de partager vos pensées à haute voix avec une autre personne pour vous aider à résoudre des problèmes et à déterminer les domaines de travail sur lesquels vous voulez vraiment consacrer votre temps et votre énergie. Cela vous donne également de l’espace pour vous évader, vous débarrasser de vos soucis et discuter des choses dans un cadre confidentiel et sans jugement.

Et après?

Si vous souhaitez explorer des moyens de vous préparer à de telles situations, jetez un œil à la Programme de formation Gestion des priorités multiples.

Vous pouvez aussi Nous contacter en ligne ou appelez 020 7978 1516 pour discuter de défis similaires et de la façon dont nous pourrions être en mesure d’aider.

Enfin, si vous êtes confronté à un défi sur lequel vous souhaitez des conseils dans le prochain numéro du Safe Space, envoyez-nous un e-mail sur safespace@managementcentre.co.uk. Bien que nous ne puissions pas promettre de publier toutes les demandes que nous recevons, nous offrirons au minimum des conseils par e-mail.

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