Une histoire sur la numérisation de vos finances: l'impact du courrier - Tenue de livres
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Avant de commencer, je dois préciser que j’aime, comme beaucoup d’entre nous, recevoir du courrier papier. Cet amour pour moi a commencé dans les premières années de l’école primaire. Descendre de la route de bus rural qui nous a ramenés à la maison tous les jours d’école avec mes frères et sœurs, traverser la route de campagne et abaisser la porte métallique grinçante de notre boîte aux lettres plusieurs fois peinte était une étincelle d’imprévisibilité en tant que jeune enfant. Souvent, ce qui se trouvait à l’intérieur n’était que des prospectus de Canadian Tire et des factures Hydro. Même s’il n’y avait rien qui m’était personnellement adressé à 8 ans, c’était quand même un moment fort après une heure ou plus à rouler sur des routes de campagne cahoteuses à la fin de la journée d’école.

Comment le courrier joue un rôle dans la comptabilité

Quelques décennies plus tard (sans vieillir moi-même), j’ai commencé ce qui allait devenir mon parcours et ma carrière en comptabilité.

Avant de devenir comptable, j’ai commencé ma carrière en finance dans un cabinet comptable national du département administratif. Non seulement j’étais chargé de répondre au téléphone et d’accueillir les clients, mais presque toutes les tâches internes quotidiennes revenaient à moi et à mes merveilleux collègues, souvent sous-estimés, en administration. Et l’une de ces nombreuses tâches était celle d’ouvrir et de trier le courrier du jour. Tout comme je l’avais attendu avec impatience quand j’étais enfant, la livraison quotidienne du courrier a été un moment fort de ma journée. Et l’entreprise consistant à ouvrir, trier et enregistrer les paiements reçus sous forme de chèques était moins une corvée et plus un moment de contentement. Il y a vraiment quelque chose à dire sur l’ensemble du processus, même si, comme c’était le cas lorsque j’étais enfant, aucune de ces lettres ne m’était adressée.

Les réalités d’aujourd’hui

Mais quelque chose s’est produit entre hier et aujourd’hui, et notre système de messagerie n’est peut-être pas aussi fiable qu’il l’était autrefois. Depuis le début de la pandémie, il y a eu de nombreuses perturbations dans la livraison du courrier partout au Canada. Les travailleurs et les installations de Postes Canada ont été à l’avant-garde faire face aux épidémies majeures qui ont entraîné des retards dans les livraisons. En plus de cette livraison de courrier a été suspendu à certains destinataires, parfois pour semaines à la fin. Ces perturbations ne sont pas seulement gênantes mais peuvent être extrêmement inquiétantes pour les particuliers et en particulier pour les entreprises qui envoient et reçoivent des paiements par la poste.

La technologie nous permet de continuer

Malgré tout ce qui se passe dans le monde, la vie et les affaires doivent continuer. Alors, comment pouvons-nous, ici, chez Business Sherpa Group, aider nos clients à continuer à fonctionner avec succès? Nous prenons tous ces processus de messagerie manuels antérieurs et nous les numérisons. Nos clients ne comptent plus sur l’envoi et la réception de courrier pour tout ce qui peut et doit être envoyé par voie électronique. Avec l’incertitude du système de poste, cela peut changer la donne.

Voici quelques-uns de mes programmes préférés avec lesquels l’équipe de comptabilité du groupe Business Sherpa travaillons quotidiennement pour aider nos clients à envoyer et à recevoir des factures, des relevés et des paiements sans avoir à dépendre du système postal:

QuickBooks en ligne

QuickBooks existe depuis si longtemps, il est à peu près synonyme de programmes de comptabilité, mais leur version en ligne va encore plus loin. Non seulement QuickBooks en ligne offre toutes les fonctionnalités intéressantes de la version de bureau, mais il se synchronise également de manière transparente avec d’autres programmes que nous utilisons pour vous aider à gérer les finances quotidiennes de votre entreprise. Et lorsque vous avez notre équipe chez BSG qui gère votre système QuickBooks, c’est plutôt facile pour vous en tant que propriétaire d’entreprise.

Hubdoc

Hubdocs est un véritable bourreau de travail, cela prend essentiellement tout le travail d’ouverture, de tri et de classement qui devait être effectué physiquement lorsque le courrier était déposé chaque jour ouvrable. Lorsque nous installons votre entreprise avec Hubdoc, nous pouvons également vous aider à terminer le processus d’obtention de toutes ces factures, reçus et relevés envoyés directement à Hubdoc, vous n’avez donc pas besoin d’attendre quoi que ce soit par la poste.

Plooto

Plooto facilite les paiements, vous n’aurez plus jamais à écrire un chèque, à le poster et à attendre qu’il soit à nouveau compensé. Plooto prend tous vos dettes impayées et vous permet de décider qui sera payé, quand et combien. Non seulement cela, mais il dispose également d’un système d’approbation intégré afin que vous, en tant que propriétaire d’entreprise, ayez une autorité directe et des connaissances sur l’argent qui sort de votre compte bancaire. Ainsi, non seulement cela facilite le processus, mais cela vous donne également une tranquillité d’esprit en tant que propriétaire d’entreprise.

Pour prospérer

Il semble qu’il est plus facile que jamais de se remémorer les choses quotidiennes banales qui semblent avoir changé pour toujours en raison de la pandémie. Ces petits moments qui semblaient ordinaires et banals avant d’être devenus une friandise appréciée dans notre nostalgie collective pré-covid. Mais alors que les verrouillages et les restrictions persistent au-delà de ce que la plupart nous avons prédit; Je fais partie de ceux qui essaient de transformer ma peur de l’incertitude en de nouvelles opportunités de croissance et d’efficacité. Et je peux dire avec certitude que le reste de notre équipe de tenue de livres Business Sherpa veut absolument vous aider à sortir de cette époque avec plus de succès et mieux préparé pour l’avenir.

En conclusion

Donc, je garderai mon amour pour toutes choses dans le courrier, mais je pense que maintenant il est temps de se concentrer sur l’envoi et la réception de lettres à nos proches et à notre famille. Voulez-vous vous joindre à moi? Je connais quelques personnes dans ma vie qui aimeraient recevoir une lettre manuscrite par la poste, d’autant plus que nous ne pouvons toujours pas nous rattraper en toute sécurité dans la vraie vie. Faisons donc en sorte que nos entreprises fonctionnent aussi efficacement que jamais en numérisant nos finances et gardons les lettres pour ceux qui comptent vraiment le plus pour nous.

A propos de l’auteur

Megan O’Neil est un associé en comptabilité chez Business Sherpa Group. Elle aime aider les petites entreprises et le sentiment de soulagement que ces entreprises ressentent lorsqu’elles n’ont plus à se débattre avec leur comptabilité. En dehors du travail, Megan adore les plantes, ses chiens et son mari Dave <3

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